New Canada Electronic Suppliers Enabled on Monday, June 19Français Canada
Supplier(s) Enabled on June 19, 2017
Country / Vendor # / Vendor Name / TMC Catalog Supplier / Notes/Comments
CN / 4675116 / CINTAS RENTALS – CN / N/A
CN / 4182431 / CINTAS TILE & CARPET - CN / N/A
CN / 2546208 / CHEFWORKS - CN / N/A
ACTION REQUIRED:Prior to the enablement of the electronic process, invoices for the suppliers listed above on the Supplier Enablement chart require prompt attention and processing in UFS:
  • FRIDAY, JUNE 16 - Please ensure you have manually processed all outstanding invoices dated June 16 or prior for the suppliers listed who will be transitioning to the electronic process this month. (Contact the supplier today to fax you missing copies of any past due invoices). All outstanding invoices must be processed through UFS by W/E June 16.
  • SATURDAY, JUNE 17 - Any invoices dated June 17 or after for the supplier(s) listed below will be electronically processed through UIPS and will flow to your unit’s invoice reconciliation and approval system, TMC or e-Pay.
  • MONDAY, JUNE 19 - You will no longer enter invoices in UFS for payment for the supplier(s) listed above as they will be enabled on the electronic process.
  • Important message from Accounts Payable: Any paper invoices dated June 16 or earlier that are not processed for payment through UFS by June 16 must be sent to the Accounts Payable department at the Buffalo Service Center via email (preferred), fax or mail to be processed for payment.
  • Email addition to invoices, provide a brief explanation for request and the cost center number each invoice should be charged to. (be mindful of file size)
  • Paper correspondence can be faxed to ATTN: AP EDI Team 716-568-8395 (20 page max)
  • Packages can be mailed to Sodexo AP EDI Team, PO Box 352, Buffalo NY 14240
  • AP department will request electronic copy of the invoice from the vendor. If they are unable to send, AP will manually process the invoices for payment.
For a listing of all electronic invoicing suppliers, review the Master Electronic Supplier List on Sodexo_Net.
Support Resources:
The Accounts Payable Department at the Buffalo Financial Service Center:
Call 1-800-828-7762, option 1, option 2 (A/P Department) or send an e-mail to:
.
The Market Connection, Client Procurement Call Center 866-368-3472, Option 1
UFS – General inquiries

Nouveaux fournisseurs électroniques en fonction dès le lundi 19 Juin
Fournisseur(s) activé(s) le 19 Juin 2017
Pays / Nofournisseur / Nom du fournisseur
CN / 4675116 / CINTAS RENTALS – CN
CN / 4182431 / CINTAS TILE & CARPET - CN
CN / 2546208 / CHEFWORKS - CN
MESURES À PRENDRE:Avant l’activation du processus électronique, les factures des fournisseurs énumérées ci-dessous sur le diagramme Activation fournisseur nécessitent une attention et un traitement immédiat dans UFS:
  • VENDREDI 16 JUIN : veuillez vous assurer d’avoir traité manuellement toutes les factures impayées datées du 16 juin ou avant pour les fournisseurs répertoriés qui passent au traitement électronique ce mois-ci. (Contactez le fournisseur aujourd'hui pour recevoir par télécopieur des copies des factures en souffrance). Toutes les factures impayées doivent être traitées dans UFS d’ici le week-end du 16 juin.

  • SAMEDI 17 JUIN : aucune facture des fournisseurs ci-dessous datée du 17 juin ou après ne sera traitée électroniquement via UIPS. Ces dernières seront acheminées à votre système de conciliation et d’approbation, TMC ou e-Pay.

  • LUNDI 19 JUIN : vous ne ferez plus la saisie de factures dans UFS pour le paiement des fournisseurs énumérés ci-dessous, car ils sont activés pour le traitement électronique.

  • Message important des comptes créditeurs: Les factures papier datées du 5 mai ou antérieur qui ne sont pas traitées pour le paiement dans UFS d’ici le 16 juin devront être envoyées au centre des comptes fournisseurs de Buffalo, par courriel (de préférence), par télécopieur ou par courrier aux fins de traitement et paiement.

  • Courriel . En plus des factures, fournissez une brève explication de la demande et le centre de coûts aux fins de facturation. (tenir compte de la taille du fichier)

  • Toute correspondance papier peut être télécopiée à l’adresse suivante: AP EDI Team 716-568-8395 (20 pages maximum)

  • Vous pouvez également envoyer les documents à Sodexo AP EDI Team, case postale 352, Buffalo NY 14240

Le service des comptes créditeurs demandera au fournisseur une copie électronique de la facture. Si ils ne peuvent l’envoyer, le service des comptes créditeurs traitera manuellement les factures pour le paiement.