To:Directors of Social Services

Head of Children Services

Cc:Chief Executives

13 Ebrill 2017

Dear Colleagues,

PLACEMENT OF A CHILD AGED UNDER 13 IN A SECURE CHILDREN’S HOME

As you know, a local authority that wishes to place a child under the age of 13 in a secure children’s home must seek the prior approval of the Welsh Ministers.

The basis on which these placements are made changes when the Social Services and Well-being (Wales) Act comes into force on 6 April. This letter sets out:

  • the circumstances in which approval must be sought
  • the procedures to be followed in such cases
  • the contact details of the relevant Welsh Government officials.

Regulation 13 of the Children (Secure Accommodation) (Wales) Regulations 2015 requires a local authority to obtain the approval of the Welsh Ministers before placing a child aged under 13 in secure accommodation in a children’s home in Wales. This applies both to placements within Wales (in Hillside Secure Children’s Home), which will be madeunder section 119 of the Social Services and Well-being (Wales) Act 2014, and placements outside Wales which will continue to be made under section 25 of the Children Act 1989.

Guidance on the process for seeking approval may be found in the Part 6 Code of Practice, chapter 7 (pages 143-145). The relevant section of the code is attached to this letter.

Such an application usually occurs:

  • where the child has a history of absconding and the local authority considers that he or she is likely to abscond from any other description of accommodation, or
  • where the local authority considers that if the child is placed in any other description of accommodation he or she is likely to injure himself/herself or any other persons (section 119 of the Social Services and Well-being (Wales) Act 2014 / section 25 of the Children Act 1989).

(This test is modified in respect of children aged between 12 and 16 who are detained under the Police and Criminal Evidence Act 1984. See regulation 15 of the 2015 Regulations / regulation 6 of the 1991 Regulations.)

Local authorities are required under the Part 6 Code of Practice to seek further approval from the Welsh Ministers if they wish to return to court to seek an extension to a secure placement and the child is still under the age of 13.

Contacts

During normal working hours, you should contact one of the following:

  1. Alistair Davey, Deputy Director, Delivering Policy for Children and Adults: tel. 02920 826319 / 07929 234307, e-mail
  1. Liz Lockwood, Head of Children and Adult Placements: tel. 02920 821695, e-mail
  1. Huw Gwyn Jones, Senior Policy Manager, Children and Adult Placements: tel. 02920 823049, e-mail

You will be asked to provide the information contained in the code, and we will contact the Care and Social Services Inspectorate Wales (CSSIW) for a professional view of the case before an approval letter can be issued. It is likely that CSSIW will contact the local authority to discuss the circumstances of the case.

Out of hours

In exceptional circumstances, where you need to seek approval in an emergency out of hours (17.30 to 08.30) or during a weekend or bank holiday, please contact0300 060 3300 (English) or 0300 060 4400 (Welsh).

I would be grateful if you could bring the contents of this letter (including the procedures in the code) to the attention of the relevant staff in your local authority.

Yours sincerely,

Alistair Davey MA Chartered FCIPD

Deputy Director

Delivering Policy for Children & Adults

Lleoli plant o dan 13 oed

Cod Ymarfer Rhan 6, pennod 6, tudaleni 143-145

Mae’n rhaid i awdurdodau lleol sicrhau cymeradwyaeth Gweinidogion Cymru cyn lleoli plentyn o dan 13 oed mewn cartref diogel i blant. Gall Gweinidogion Cymru bennu bod eu cymeradwyaeth yn amodol ar unrhyw amodau a thelerau sy’n briodol yn eu barn nhw. Nid oes angen cymeradwyaeth i leoli plant a phobl ifanc 13 oed a throsodd, ond mae’n rhaid i awdurdodau lleol sicrhau bod ganddynt y gorchmynion llys gofynnol ar gyfer hyn. Ni fydd yr awdurdod lleol yn gallu mynd i’r llys i wneud cais am orchymyn llety diogel heb gymeradwyaeth gweinidogion. Os yw’r plentyn yn parhau i fod o dan 13 oed pan ddaw cyfnod y gymeradwyaeth i ben, a bod yr awdurdod lleol yn dymuno ymestyn y lleoliad, mae’n rhaid i’r awdurdod lleol ofyn eto am gymeradwyaeth Gweinidogion Cymru.

Mae’r broses ar gyfer gofyn am gymeradwyaeth Gweinidogion Cymru wedi’i nodi isod:

Cam 1: Cysylltu â Llywodraeth Cymru

Dylid ffonio cyn 5pm, ac mor gynnar â phosibl yn y dydd os yn bosibl. Mae hysbysiad cynnar ynglŷn â chais posibl yn fanteisiol, hyd yn oed os nad yw penderfyniad terfynol wedi’i wneud. Os oes angen i awdurdod lleol wneud lleoliad mewn argyfwng ar ôl 5pm, dylai ffonio rhif ffôn y tu allan i oriau Llywodraeth Cymru.

Cam 2: Darparu’r manylion cychwynnol dros y ffôn

Bydd angen i’r awdurdod lleol ddarparu’r canlynol:

  • enw a dyddiad geni’r plentyn perthnasol
  • crynodeb ar lafar o’r rhesymau ar gyfer y lleoliad diogel
  • cadarnhad a yw gwely mewn llety diogel i blant wedi’i ganfod ac a yw ar gael
  • cadarnhad a yw’r plentyn gyda’r awdurdod lleol ar hyn o bryd neu a yw ar goll o ofal (wedi dianc)
  • manylion ynglŷn â phryd y mae’r awdurdod lleol yn bwriadu mynd i’r llys i ofyn am orchymyn diogel
  • manylion y dewisiadau amgen i leoliad mewn llety diogel i blant sydd wedi’u hystyried a pham y cawsant eu gwrthod.

Cam 3: Cyflwyno gwaith papur ysgrifenedig mewn e-bost

Bydd angen i’r awdurdod lleol ddarparu’r canlynol:

  • hanes/cronoleg ysgrifenedig lawn o’r plentyn
  • cynllun gofal cyfoes ar gyfer cyfnod y lleoliad diogel, gan gynnwys nodau ac amcanion y lleoliad, ac os oes modd, y strategaeth ymadael â llety diogel
  • cytundeb ysgrifenedig ar lefel Cyfarwyddwr Cynorthwyol / Pennaeth Gwasanaeth neu uwch, yn gofyn am gymeradwyaeth Gweinidogion Cymru.

Os yw’r awdurdod yn gofyn am leoliad diogel y tu allan i oriau, mae’n bosibl na fydd modd cyflwyno’r gwaith papur perthnasol. Bydd rhagor o fanylion yn cael eu cofnodi yn ystod y sgwrs ffôn gychwynnol, a bydd yn ofynnol i gynrychiolydd yr awdurdod lleol roi sicrwydd ar lafar bod y Cyfarwyddwr Cynorthwyol neu rywun uwch wedi cytuno i’r lleoliad diogel.

Cam 4: Ystyried y cais

Bydd y swyddog o Lywodraeth Cymru yn trafod y wybodaeth sydd wedi’i darparu ag Arolygiaeth Gofal a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru (AGGCC). Mae’n bosibl y bydd cynrychiolydd o AGGCC yn cysylltu â’r awdurdod i drafod yr achos ymhellach.

Cam 5: Rhoi gwybod am benderfyniad

Os yw cais yn cael ei gymeradwyo, bydd llythyr a thystysgrif yn cael eu cyflwyno i’r awdurdod mewn e-bost ar yr un diwrnod. Bydd y copïau caled o’r dogfennau sydd wedi’u llofnodi yn cael eu hanfon at y Cyfarwyddwr Cynorthwyol neu’r unigolyn tebyg a gefnogodd y cais ar ran yr awdurdod lleol.

Os yw cais wedi’i wneud y tu allan i oriau, ni fydd y llythyr a’r dystysgrif gymeradwyo yn cael eu cyhoeddi tan y diwrnod gwaith nesaf. Rhoddir cytundeb llafar dros y ffôn.