“Bulgarian Libraries – Access Points to Information and Communication for All”
Position:Public Relations Specialist (PRS)
Duration:55 months
1.Objectives of the position
The PRSis a key member of the Advocacy and Impact Department at the PMU. The PRSis in charge oftheexternal communications and public information aspects of the PMU’s work, targeting a positive image of the program and information dissemination at the local, district and national levels. The PRS liaises pro-actively with the national and regional media, and other program stakeholders at the central, regional and local levels. The PRS advances the general public’s and special target groups’ knowledge about the program objectives and approaches.The PRS acts as a mentor to the program’s district coordinators and target librarians.
2.Terms for Provision of the Services / Lines of Reporting
The PRSreports to the Program Manager (PM) and cooperatesvery closely with the latter. The PRS keeps intense work contact with the Advocacy and Fundraising Specialist (AFS) and with other key members of thePMU. The PRSholds a full-time position with the program under a UNDP service contract.
- Scope of work
- Update, detail and develop further the program’s communications plan;
- Guide thesystematic implementation of the plan at the central, regional and local levels;
- Maintain channels and tools to keep the general public and the special target groups continuously posted on the program’s progress, results, issues and challenges;
- Spearhead the PMU’s and partners’ relationships with the media;
- Liaise with the identified journalists-advocates;
- Conduct daily media reviews and organize the relevant press-clippings;
- Coordinate the preparation and production of program publications and information materials, in close cooperation with the AFS;
- Prepare terms of references for consultants and sub-contractors in the field of public information and communications;
- Design and implement official and public communication events(program launches, media briefings, stakeholder meetings, field visits, exhibitions, special promotion campaigns, etc.);
- Liaise with program partners and stakeholders at central, district and local level;
- Explore new ways of using Internet for advocacy at the central, regional and local levels;
- Guide target libraries in their interaction with local and regional media, and develop special tools (templates, kits, reference sources, key messages, frequently asked questions) to facilitate their work;
- Participate in program-related working groups and task forces;
- Act as a spokesperson on the program’s PR aspects;
- In cooperation with the AFS at the PMU, prepare a program calendar of advocacy / communications events and coordinate it with UNDP;
- Effect targeted (output-driven) field visits to program sites and conduct meetings with the media and other communications partners at the regional and local levels;
- Help assess the needs of library workers for training in public communications;
- Contribute to developing the public communications modulesof the program’s training packages;
- Actively contribute to the contents of the program web portal;
- Explore new ways of using Internet forpublic communicationsat the central, regional and local levels;
- Submit oral and written reports / information to the PM as requested.
4.Qualifications
experience in public communications and public information management
experience in work with the media
excellent relationship building abilities
excellent organizational and coordination skills;
outstanding oral and written communication skills in Bulgarian and English
teamwork orientation
keen interest in local development issues
willingness to provide professional support to program collaborators at the regional and local level (librarians)
computer literacy (word processing, Internet, web-site editing)
resistance to stress and challenge
teamwork orientation
availability for extensive in-country travel
previous work on donor-funded programs is an advantage
university degree
Длъжност:Специалист връзки с обществеността (СВО)
Срок:55 месеца
1.ЗАДАЧИ
СВО е ключов член на Отдел „Застъпничество и въздействие” в ЗУП. Отговаря за външната комуникация и публичната информация за дейността на ЗУП с цел изграждането на позитивен образна програмата и разпространението на информация за нея на местно, областно и национално ниво. СВО поддържа активна връзка с национални и регионални медии и с други партньори по програмата на централно, регионално и местно ниво. СВО повишава информираността на широката общественост и на целевите групи за целите и подходите на програмата. СВО предоставя напътствия на регионалните координатори и библиотекарите в целевите библиотеки.
2.УСЛОВИЯ ЗА ПРЕДОСТАВЯНЕ НА УСЛУГИТЕ / ОТЧЕТНОСТ
СВО се отчита пред ръководителя на проекта (РП), с когото работи в тясно сътрудничество. СВО поддържа интензивни работни контакти със специалиста по застъпничество и фондо-набиране (СЗФН) и с останалите ключови служители на ЗУП. СВО работи на пълен работен ден и е назначен по договор с ПРООН.
- Задължения
Специалистът за връзки с обществеността:
- Осъвременява, детайлизира и доработва комуникационния план на програмата;
- Дава насоки за системното изпълнение на плана на централно, регионално и местно ниво;
- Поддържа канали и инструменти за постоянно информиране на широката общественост и целевите групи за напредъка на програмата, резултатите, проблемите и предизвикателствата;
- Ръководи взаимоотношенията на ЗУП и партньорите с медиите;
- Поддържа връзки с журналисти застъпници;
- Прави ежедневен обзор на медиите и води архив с подбрани материали;
- Координира подготовката и издаването на публикации и информационни материали за програмата в тясно сътрудничество със СЗФН;
- Подготвя задания за консултанти и подизпълнители в областта на публичната информация и комуникации;
- Подготвя и осъществява официални и публичнисъбития (официалното стартиране на програмата, пресконференции, срещи на партньорите, посещения на място, изложения, специални промоционални кампании и т. н.);
- Поддържа връзка с партньори по програмата и със заинтересовани страни на централно, областно и местно ниво;
- Проучва нови начини за използване на интернет за застъпничество на централно, регионално и местно ниво;
- Ръководи методически целевите библиотеки при взаимодействието им с местни и регионални медии и разработва специализирани помагала (образци, комплекти, справочни източници, водещи послания, често задавани въпроси) за улеснение на дейността им;
- Участва в работни групи и специализирани екипи;
- Действа като говорител на програмата за връзки с обществеността;
- В сътрудничество със СЗФН в ЗУП изготвя календар на събития за застъпничество/комуникация и го съгласува с ПРООН;
- Извършва целеви посещения на място и провежда срещи с медии и с други комуникационни партньори на регионално и местно ниво;
- Помага за оценка на нуждите от обучение по публични комуникациина библиотечните служители;
- Участва в разработване на модули за публична комуникация в обучителните програми;
- Активно допринася за съдържанието на уеб портала;
- Проучва нови възможности за използване на интернет за публични комуникации на централно, регионално и местно ниво;
- Представя устни и писмени доклади/информация по искане на РП.
4.НЕОБХОДИМА КВАЛИФИКАЦИЯ
опит в публични комуникации и управление на публична информация
опит в работа с медии
отлични способности за изграждане на отношения
отлични организационни и координационни умения
отлични устни и писмени комуникационни умения на български и английски език
екипна ориентираност
изявен интерес към проблемите на местното развитие
готовност да предоставя професионална помощ на сътрудници по програмата на регионално и местно ниво (библиотекари)
компютърна грамотност (текстообработка, интернет, редактиране на уеб страници)
устойчивост на стрес и предизвикателства
екипна ориентираност
възможност за чести пътувания в страната
предишен опит по спонсорирани от донори програми ще се счита за предимство
висше образование