Regret Letter to Unsuccessful Bidders/Offerors/Suppliers - Responsive Bid/Offer/Arrangement

Regret Letter to Unsuccessful Bidders/Offerors - Responsive Bid/Offer

Note to Contracting Officer: Because the evaluation methodology for different procurements varies, this letter will have to be tailored to the individual requirement. This letter has been drafted assuming that this bidder/offeror, although unsuccessful, its bid/offer/arrangement was declared responsive because it has met all mandatory requirements. Contracting officers should use the other sample regret letter if the bid/offer was declared non-responsive.

______(insert date)

______(insert department address)

Attention: ______(insert name of addressee)

______(insert supplier's name and address)

Dear Mr./Mrs. ______(insert the addressee's last name):

Subject: Solicitation No. ______

Thank you for your ______(insert "bid" or "offer") submitted in response to our request for ______(insert brief description of goods/services).

This is to inform you that a ______(insert "contract" or "Standing Offer (SO)") will not be ______(insert "awarded" or "issued") to you for this requirement. A ______(insert "contract" or "SO") has been ______(insert "awarded" or "issued") to the successful ______(insert "bid" or "offer") submitted by ______(insert name of successful bidder/offeror) in response to the above-noted solicitation. The price of the awarded ______(insert "contract" or "SO" is $______(insert value of awarded contract or issued SO), excluding Goods and Services Tax/Harmonized Sales Tax, as applicable.

Although your ______(insert "bid" or "offer") was found to be responsive to the mandatory requirements of the solicitation, it did not achieve the highest-ranking under the evaluation methodology described in the solicitation.

For your information and to assist you in responding to future solicitations, you are informed that your ______(insert "bid" or "offer") was evaluated as follows in comparison to the successful ______(insert "bid" or "offer"):

I would like to thank you for submitting your ______(insert "bid" or "offer") and your interest in being a supplier to the Corporation. Your participation is appreciated, and I hope that you will continue to bid on procurement opportunities offered by the Canada Science and Technology Museum Corporation.

Should you require further information regarding the evaluation of your ______(insert "bid" or "offer"), please do not hesitate to contact me.

______(insert name of contracting authority)
Contracting Authority

Telephone: _____-_____-______
E-mail:

cc: ______(insert any additional names of people who should receive a copy)

Regret Letter to Unsuccessful Bidders/Offerors - Non-responsive Bid/Offer

Note to contracting officer: Because the evaluation methodology for different procurement varies, this letter will have to be tailored to the individual requirement. This letter has been drafted assuming that the bid/offer was declared non-responsive because it has not met one or more mandatory requirements. Contracting officers should use the other sample regret letter if the bid/offer was declared responsive but simply wasn't the highest-ranked.

______(insert department address)

______(insert date)

______(insert supplier's name and address)

Attention: ______(insert name of addressee)

Dear Mr./Mrs. ______(insert the addressee's last name):

Subject: Solicitation No. ______

Thank you for your ______(insert "bid" or "offer") submitted in response to our request for ______(insert brief description of goods/services).

This is to inform you that a ______(insert "contract" or "Standing Offer (SO)") will not be issued to you for this requirement. A ______(insert "contract" or "SO") has been awarded to the successful ______(insert "bid" or "offer") submitted by ______(insert name of successful bidder/offeror) in response to the above-noted solicitation. The price of the awarded/issued ______(insert "contract" or "SO") is $______(insert value of awarded contract or SO) excluding Goods and Services Tax/Harmonized Sales Tax, as applicable.

As indicated in the solicitation, a ______(insert "bid" or "offer") was required to meet each and every mandatory requirement. Unfortunately, the evaluating team determined that your ______(insert "bid" or "offer") did not comply with all the mandatory requirements of the solicitation, including the following:

______(insert description of non-compliance)

To provide you with information on the characteristics and relative advantages of the successful ______(insert "bid" or "SO"), you are informed that the successful ______(insert "bid" or "SO") has satisfied all the mandatory requirements of the solicitation and scored on the technical point-rated requirements (insert table below if relevant), as follows:

Instruction to contracting officer:

1. If you did not score the bid/offer because it was disqualified early in the process, add the following sentence (i.e. As a result of finding your …) and delete the second row in the above table (i.e. Your ____...).
2. If you are providing the unsuccessful bidder/offeror with its score, delete the following sentence (i.e. As a result of finding your …).

As a result of finding your ______(insert "bid" or "offer") to be non-responsive, your ______(insert "bid" or "offer") was disqualified and the Corporation did not proceed with your evaluation and did not determine a technical score for your ______(insert "bid" or "offer").

I would like to thank you for submitting your ______(insert "bid" or "offer") and your interest in being a supplier to the Corporation. Your participation is appreciated, and I hope that you will continue to bid on procurement opportunities offered by the Canada Science and Technology Museum Corporation.

Should you require further information regarding the evaluation of your ______(insert "bid" or "offer"), please do not hesitate to contact me.

______(insert name of contracting authority)
Contracting Authority

Telephone: ____-____-______
E-mail:

cc: ______(insert any additional names of people who should receive a copy)

Lettre de regret adressée aux soumissionnaires ou offrants non retenus – soumission ou offre

Remarque à l'agent de négociation des contrats : Étant donné que la méthodologie d'évaluation diffère pour chaque achat, la lettre devra être modifiée selon les besoins individuels. La lettre a été rédigée en supposant que le soumissionnaire, l'offrant ou le fournisseur, bien que non retenu, sa soumission ou offre a toutefois été déclaré recevable puisqu'il a satisfait à toutes les exigences obligatoires. Les agents de négociation des contrats devraient utiliser l'autre lettre de regret si la soumission ou l'offre a été déclaré non recevable.

______(inscrire l'adresse du ministère)

______(inscrire la date)

______(inscrire le nom et l'adresse du fournisseur)

À l'attention de : ______(inscrire le nom du destinataire)

Monsieur/Madame ______(insérer le nom du destinataire),

Objet : Numéro de demande de soumissions ______

Merci de votre ______(insérer « soumission » ou « offre ») présenté(e) en réponse à notre demande de ______(inscrire une courte description des biens ou des services).

Nous tenons à vous informer qu'un(e) ______(insérer « contrat », ou « offre à commandes (OC)) ne vous sera pas ______(insérer « attribué(e) » ou « émis(e) ») dans le cadre du présent besoin. Un(e) ______(insérer « contrat » ou « OC ») a été ______(insérer « attribué(e) » ou « émis(e) ») pour ______(insérer « la soumission » ou « l'offre ») présenté(e) par ______(inscrire le nom du soumissionnaire ou de l'offrant retenu) en réponse à la demande de soumissions précitée. Le montant ______(insérer « du contrat » OU « de l'OC ») attribué(e) ou émis(e) est de ______(inscrire la valeur du contrat attribué ou de l'OC émis(e)), excluant la taxe sur les produits et services ou la taxe sur la vente harmonisée, selon le cas.

Bien que votre ______(insérer « soumission » ou « offre » ) ait été déclaré(e) conforme aux exigences obligatoires de la demande de soumissions, elle ne s'est pas classée au premier rang en fonction de la méthodologie d'évaluation décrite dans la demande de soumissions.

À titre d'information et pour vous aider à répondre à de futures demandes de soumissions, je vous informe que votre ______(insérer « soumission » ou « offre ») a été évalué(e) de la façon suivante, comparativement à ______(insérer « la soumission » ou « l'offre ») retenu(e) :

Je désire vous remercier d'avoir présenté votre ______(insérer « soumission » ou « offre ») et de l'intérêt que vous avez manifesté pour être fournisseur de la Société. Je vous sais gré de votre participation et j'espère que vous continuerez de répondre aux demandes de soumissions de la Société du Musée des sciences et de la technologie du Canada.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur l'évaluation de votre ______(insérer « soumission » ou « offre »), n'hésitez pas à communiquer avec moi.

______(insérer le nom de l'autorité contractante)
Autorité contractante

Téléphone : ____-____-______
Courriel :

c.c. ______(insérer les noms des personnes devant recevoir une copie)

Lettre de regret adressée au soumissionnaire ou offrant non retenu – soumission ou offre

Remarque à l'agent de négociation des contrats : Étant donné que la méthodologie d'évaluation diffère pour chaque achat, la lettre devra être modifiée selon les besoins individuels. La lettre a été rédigée en supposant que la soumission ou l'offre a été déclaré non recevable puisqu'il n'a pas satisfait à une ou plusieurs des exigences obligatoires. Les agents de négociation des contrats devraient utiliser l'autre lettre de regret si la soumission ou l'offre a été déclaré recevable, mais n'a pas été classé au premier rang.

______(insérer la date)

______(insérer l'adresse du ministère)

______(insérer le nom et l'adresse du fournisseur)

Monsieur/Madame ______(insérer le nom du destinataire)

Objet : Numéro de demande de soumissions ______

Merci de votre ______(insérer « soumission » ou « offre ») présenté(e) en réponse à notre demande de ______(insérer une courte description des biens ou des services).

Nous tenons à vous informer qu'un(e) ______(insérer « contrat » ou « offre à commandes (OC)») ne vous sera pas ______(insérer « attribué(e) » ou « émis(e) ») dans le cadre du présent besoin. ______(insérer « Un contrat » ou « Une OC ») a été ______(insérer « attribué(e) » ou « émis(e) ») pour ______(insérer « la soumission » ou « l'offre » ) présenté(e) par ______(insérer le nom du soumissionnaire ou de l'offrant retenu) en réponse à la demande de soumissions précitée. Le montant ______(insérer « du contrat » ou « de l'OC ») est de ______$ (insérer la valeur du contrat ou de l'OC attribué/émis(e)), excluant la taxe sur les produits et services et la taxe sur la vente harmonisée, selon le cas.

Comme l'indiquait la demande de soumissions, ______(insérer « la soumission » ou « l'offre ») devait être conforme à toutes et à chacune des exigences obligatoires. Malheureusement, l'équipe d'évaluation a conclu que votre ______(insérer « soumission » ou « offre ») ne répondait pas à toutes les exigences obligatoires de la demande de soumissions, incluant celles qui suivent :

______(Insérer la description des éléments non conformes)

Afin de vous fournir des données sur les caractéristiques et les avantages relatifs de ______(insérer « la soumission » ou « l'OC ») retenu(e), je vous informe que ______(insérer « la soumission » ou « l'OC » retenu(e) a satisfait à toutes les conditions obligatoires de la demande de soumissions et a obtenu le résultat requis pour les critères cotés par point (insérer le tableau ci-dessous, si applicable), comme suit :

Instruction à l'agent de négociation des contrats :

1. Si vous n'avez pas attribué de pointage à la soumission ou l'offre parce qu'elle a été rejetée tôt dans le processus, ajoutez la phrase suivante (i.e. Votre______) et supprimez la seconde rangée du tableau qui précède (i.e. Votre _____).
2. Si vous fournissez au soumissionnaire ou à l'offrant non retenu les points obtenus, supprimez la phrase suivante (i.e. Votre______)

Votre ______(insérer « soumission » ou « offre ») ayant été déclaré(e) non recevable, elle a été rejeté(e) et la Société n'a pas procédé à la poursuite de son évaluation et, par conséquent, n'a pas déterminé les points techniques pour votre ______(insérer « soumission » ou « offre »).

Je désire vous remercier d'avoir présenté votre ______(insérer « soumission » ou « offre ») et de l'intérêt que vous avez manifesté pour être fournisseur de la Société. Je vous sais gré de votre participation et j'espère que vous continuerez à répondre aux projets de marché de la Société du Musée des sciences et de la technologie du Canada.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur l'évaluation de votre ______(insérer « soumission » ou « offre »), n'hésitez pas à communiquer avec moi.

______(insérer le nom de l'autorité contractante)

Téléphone : ______-______
Courriel :

c.c. : ______(insérer les noms des personnes devant recevoir une copie)