1
Pentingnya komunikasi antar pegawai di kelurahan dalam menunjang kelancaran tugas
(Suatu studi di kantor Kelurahan Banjarejo Kabupaten Bojonegoro)
ERWAN SUBANDI
DOSEN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
JL. Lettu Suyitno, No. 2, Kec. Bojonegoro
Email: Email penulis
Abstract
Interpersonal communication within an organization, especially at the leveling of staff has enormous influence with the smooth execution of the task. Communication between staff can be coordination, cooperation, consultation, sharing and so on. With the division of tasks that have been set out in a regulation, then each one will know the areas of their personal. There are so many obstacles in the implementation of communication, where the causes of these problems, among others, because the message is not clear, the language used in the delivery of communication does not fit, can also be used as a means of communication that has not been adequate. This type of research used descriptive qualitative, focused on personal communication between employees in the Village Banjarejo District of Bojonegoro Bojonegoro. The population used in this study were all employees of the villages in the office of District of Bojonegoro Regency Village Banjarejo. Technical Sampling use proportional sampling and Data gathers methods used are: Library research (literature study) and field research (field research) through observation, interview (interview). Analysis of the data used is the comparative analysis of qualitative descriptive. The conclusion of the study are: (1) inter-personal communication in the village office Banjarejo District of Bojonegoro said to be good, (2) Communication between employees is very important in the smooth execution of the task, (3) Implementation in the village office Banjarejo can run smoothly due to the implementation of good communication between employees.
Keywords: Interpersonal Communication, Organization, Employee
Abstrak
Komunikasi antar personal didalam suatu organisasi. Terutama antar personal pada tingkat staf mempunyai pengaruh yang sangat besar dengan kelancaran pelaksanaan tugas. Komunikasi antar staf dapat berupa koordinasi, kerjasama, konsultasi, sharing dan sebagainya. Dengan adanya pembagian tugas yang telah ditetapkan dalam suatu peraturan, maka masing-masing personal akan mengetahui bidang tugasnya. Banyak sekali kendala-kendala dalam pelaksanaan komunikasi, dimana penyebab-penyebab dari kendala tersebut antara lain karena pesan yang disampaikan tidak jelas, bahasa yang digunakan dalam penyampaian komunikasi tidak sesuai, dapat juga karena alat komunikasi yang digunakan belum memadai. Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah jenis deskriptif kualitatif. Fokus penelitian adalah tentang Komunikasi personal antar pegawai di Kelurahan Banjarejo Kecamatan Bojonegoro Kabupaten Bojonegoro. Populasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah seluruh pegawai kelurahan di kantor Kelurahan Banjarejo Kecamatan Bojonegoro Kabupaten. Teknik Pengambilan Sampel dilakukan secara Proportional sampling. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah: Library research (studi kepustakaan) dan Field research (riset lapangan) melalui metode observasi, wawancara (interview). Analisis data yang digunakan adalah analisa komperatif deskriptif yang bersifat kualitatif. Kesimpulan dari hasil penelitian adalah: (1) komunikasi antar personal di kantor kelurahan Banjarejo Kecamatan Bojonegoro dikatakan baik, (2) Komunikasi antar pegawai sangat penting dalam kelancaran pelaksanaan tugas, (3) Pelaksanaan tugas di kantor Kelurahan banjarejo tersebut dapat berjalan lancar disebabkan karena pelaksanaan komunikasi antar pegawai yang baik.
Kata kunci: Komunikasi antar personal, Kelancaran tugas
PENDAHULUAN
Organisasi sebagai suatu sistem kerja, tentu meliputi bagian-bagian dan hubungan-hubungan, dimana hal itu memerlukan pengaturan yang lebih baik dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Termasuk dalam pengertian pengaturan yang baik adalah kejelasan gambaran kerja yang harus dikerjakan oleh suatu bagian dan gambaran mekanisme kerjasama antara bagian-bagian yang ada dalam suatu organisasi. Dengan demikian bisa dipahami bahwa pemahaman seorang pegawai terhadap gambaran kerja dan mekanisme kerja akan sangat berpengaruh terhadap cara mereka melaksanakan pekerjaan, yang pada gilirannya jelas akan sangat berpengaruh terhadap kelancaran tugas yang harus dilaksanakan oleh organisasi. Komunikasi dalam suatu organisasi berperan penting dalam hubungannya mencapai tujuan. Mengingat komunikasi dapat bersifat makro maupun mikro. Komunikasi antar personal dalam prakteknya memberikan sumbangan yang besar dalam membantu seseorang untuk memahami suatu kondisi. Komunikasi dalam suatu organisasi berperan penting dalam pelaksanaan tugas. Khususnya komunikasi antar individu atau personal dalam organisasi itu sendiri. Upaya-upaya setiap personal didalam menjaga hubungan antar individu perludilakukan agar suasana harmonis dalam organisasi tetap terjaga.
Dalam hubungannya dengan komunikasi antar personal didalam suatu organisasi. Terutama antar personal pada tingkat staf mempunyai pengaruh yang sangat besar dengan kelancaran pelaksanaan tugas. Komunikasi antar staf dapat berupa koordinasi, kerjasama, konsultasi, sharing dan sebagainya. Dengan adanya pembagian tugas yang telah ditetapkan dalam suatu peraturan, maka masing-masing personal akan mengetahui bidang tugasnya. Banyak sekali kendala-kendala dalam pelaksanaan komunikasi, dimana penyebab-penyebab dari kendala tersebut antara lain karena pesan yang disampaikan tidak jelas, bahasa yang digunakan dalam penyampaian komunikasi tidak sesuai, dapat juga karena alat komunikasi yang digunakan belum memadai. Suatu permasalahan yang muncul di Kelurahn Banjarejo Kabupaten Bojonegoro adalah lambannya penyelesaian surat-surat karena adanya hambatan dalam komunikasi antara staf dan pimpinan, maupun hambatan komunikasi sesama staf. Oleh karena itu, komunikasi personal dalam suatu organisasi dapat dikatakan sangat penting dalam menentukan arah organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dari beberapa gejala masalah yang menimbulkan kelancaran tugas di kantor Kelurahan Banjarejo Kabupaten Bojonegoro terhambat dan tidak sesuai yang diharapkan tersebut diatas, maka dapat dirumuskan suatu masalah dalam penelitian ini adalah “Bagaimana pentingya komunikasi antar personal dalam menunjang kelancaran tugas di kantor Kelurahan Banjarejo Kabupaten Bojonegoro”. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pentingnya komunikasi personal dalam menunjang kelancaran pelaksanaan tugas di kantor Kelurahan Banjarejo Kecamatan Bojonegoro Kabupaten Bojonegoro. Manfaat dari hasil penelitian ini adalah sebagai bahan acuan dalam upaya memahami dan mengetahui pentingnya komunikasi antar personal di kantor Kelurahan Banjarejo Kecamatan Bojonegoro Kabupaten bojonegoro. Selain itu, dapat digunakan sebagai pendukung keputusan bagi pimpinan Kelurahan Banjarejo dalam rangka pembinaan staf untuk mewujudkan komunikasi antar personal lebih baik guna terciptanya kelancaran tugas di kantor Kelurahan Banjarejo Kecamatan Bojonegoro Kabupaten Bojonegoro.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah jenis deskriptif kualitatif dengan tujuan untuk untuk mendeskripsikan dan menggambarkan suatu fenomena yang berkenaan dengan masalah yang diteliti. Penelitian ini biasanya tanpa suatu hipotesa yang telah dirumuskan secara ketat. Ada kalanya digunakan hipotesa tetapi bukan diuji secara statistic. (Masri Singarimbun dan Sofian Effendi, 1984). Penelitian ini difokuskan pada Komunikasi personal antar pegawai di Kelurahan Banjarejo Kecamatan Bojonegoro Kabupaten Bojonegoro, yang meliputi: Kebutuhan berkomunikasi antar pegawai untuk memperoleh kejelasan tugas kantor, Kemauan berkomunikasi antar personal agar tugas kantor berjalan lancer, Intensitas pelaksanaan komunikasi adalah seberapa sering komunikasi dilaksanakan, dan Ketepatan waktu dalam pelaksanaan tugas yang dijalankan. Populasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah seluruh pegawai kelurahan di kantor Kelurahan Banjarejo Kecamatan Bojonegoro Kabupaten. Namun demikian tentunya tidak mungkin untuk diteliti dan diamati secara individual dalam populasi karena keterbatasan waktu dan untuk menjamin keakuratan data dalam penelitian ini,sehingga penelitian dilakukan pada sampel. Teknik Pengambilan Sampel dilakukan secara Proportional sampling (pengambilan sampel sesuai dengan proporsi atau prosentase jumlah). Metode pengumpulan data yang digunakan adalah: Library research (studi kepustakaan) dan Field research (riset lapangan) melalui metode observasi, wawancara (interview), Metode documenter. Data-data yang diperoleh dilapangan perlu dipoles sedemikian rupa sebelum dianalisis. Adapun data yang diperoleh selanjutnya dikelompokkan dengan cara sebagai berikut: Koding, Editing, dan Tabulating. Setelah data-data atau informasi terkumpul secukupnya, maka data-data atau informasi tersebut disusun kembali untuk kemudian diolah dan dianalisis. Cara analisis data yang digunakan adalah analisa komperatif deskriptif yang bersifat kualitatif yaitu mengelola data dengan jalan menganalisa dan menguraikan penafsiran data yang diperoleh dari hasil wawancara dan dokumenter, kemudian ditarik kesimpulan akhir.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pengetian Komunikasi
Perkataan Komunikasi berasal dari perkataan “Communicare” yang dalam bahasa latin memiliki arti “berpartisipasi” atau memberitahukan, sedangkan dalam salah satu buku yang ditulis, Onong U. Effendi mengemukakan bahwa komunikasi adalah suatu proses dimana seorang (komunikator) menyampaikan perangsang-perangsang yang biasanya berupa lambang-lambang dalam bentuk kata-kata untuk mengubah/mengartikan tingkah laku orang lain (komunikan). (Onong U Effendi, 1985).
Terdapat 4 unsur yang berperan dalam proses komunikasi, yaitu: (1) Komunikator yaitu tempat berasalnya sumber pesan yang dikomunikasikan, (2) Berita/pesan yaitu pesan yang disampaikan dari komunikator kepada komunikan berupa lambang, sandi, kode, dll. yang dimengerti kedua belah pihak dan cukup dimengerti tetapi tidak harus disetujui, (3) Saluran/chanel yaitu sarana tempat berlakunya lambang-lambang tersebut disampaikan, (4) Komunikan, yaitu orang yang menerima berita dapat melalui pendengaran, penglihatan dsb. (Suhartin, 1979).
Dari pendapat tersebut diatas secara sederhana dapat diambil pengertian bahwa komunikasi adalah proses penyampaian suatu pesan (gagasan dalam bentuk kata-kata yang mengandung arti) dari seseorang kepada orang lain dengan maksud untuk mengubah tingkah laku orang lain tersebut agar sesuai dengan maksud pesan yang disampaikan.Suatu komunikasi dapat dikatakan berhasil apabila pesan yang ditangkap atau diterima oleh komunikan sesuai dengan apa yang dimaksudkan oleh komunikator. Melalui komunikasi seperti inilah, maka dimungkinkan perkembangan manusia dalam hal pengetahuan, ketrampilan, serta sikap dan tindakannya. Sehingga, dapat ditarik suatu pengertian bahwa pada dasarnya pesan yang dikomunikasikan dalam suatu proses komunikasi hampir mencakup seluruh aspek kehidupan manusia.
Pengertian dan Tujuan Organisasi
Sarwoto dalam salah satu tulisannya menyatakan bahwa pengertian Organisasi adalah bentuk setiap kerja sama manusia untuk pencapaian tujuan bersama. Pengertian organisasi menurut beberapa pendapat ahli adalah: (1) Dwight Waldo, menyatakan bahwa Organisasi adalah struktur antar hubungan pribadi yang berdasarkan atas wewenang formal akan kebiasaan-kebiasaan didalam suatu sistem administrasi, (2) Chester Barnard menyatakan bahwa Organisasi adalah sistem kegiatan kerja sama (cooperative activities) dari dua orang atau lebih, dan (3) John M. Gaus menyatakan bahwa Organisasi adalah tata hubungan antara orang-orang untuk dapat memungkinkan tercapainya tujuan bersama dengan hanya pembagian tugas dan tanggung jawab. (Sarwoto, 1985).
Dari beberapa definisi yang dikemukakan diatas maka bisa diambil suatu pengertian bahwa organisasi adalah suatu proses kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan proses kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu dengan adanya pembagian tugas dan tanggung jawab. Melalui organisasi, sebagai suatu wadah kerjasama, maka dimungkinkan adanya suatu susunan organisasi yang sesuai dengan perkembangan tujuannya. Pembagian tugas dan tanggung jawab sangat tergantung dari adanya hirarki disetiap organisasi untuk merealisasikan koordinasi. Tujuan organisasi sangat bergantung dari tujuan bersama yang telah ditentukan ketika organisasi itu dibentuk. Tujuan organisasi secara umum adalah memberikan arah mengenai apa yang harus dilakukan dalam bekerja sama, apa yang harus diutamakan, prosedur, anggaran, serta program yang harus dibuat. (Sarwoto, 1985)..
Setiap kegiatan akan menghadapi bermacam-macam factor. Demikian pula halnya dalam pelaksanaan organisasi di kantor Kelurahan Banjarejo Kecamatan Bojonegoro Kabupaten Bojonegoro. Adapun faktor-faktor yang berpengaruh di kantor Kelurahan Banjarejo, antara lain: Sarana dan prasarana kantor, Sistem informasi manajemen, dan Kepemimpinan.
Prinsip-Prinsip Umum Komunikasi
Berdasarkan berbagai pendapat tentang komunikasi, maka didapatkan suatu pengertian mengenai prinsip-prinsip umum yang harus ada dalam setiap komunikasi. Prinsip umum yang paling dasar yang harus dipenuhi dalam komunikasi adalah adanya pengirim pesan (komunikator), adanya pesan dan penerima pesan (komunikan). Pengertian pesan disini haruslah dimengerti maknanya baik oleh komunikator maupun komunikan. Pendapat ini menjelaskan bahwa peran yang dilancarkan dalam suatu komunikasi yang dimengerti maknanya secara baik oleh komunikator dan komunikan akan menentukan lancarnya komunikasi. Meskipun demikian, pesan yang dimengerti maknanya tidaklah selalu harus pesan yang diucapkan seperti gerak-gerik, sikap ekspresi wajah isyarat asalkan itu bisa dimengerti oleh komunikator maupun komunikan tetap memenuhi syarat pesan yang dimengerti maknanya atau lambang-lambang yang mengandung makna. (Onong U Effendi, 1985). Selain itu, menurut Astrid disebutkan bahwa prinsip Komunikasi adalah proses penyampaian lambang yang mengandung arti oleh seorang kepada orang lain, baik dengan maksud agar mengerti, serta agar berubah perilakunya. Syarat utama bahwa komunikasi dapat dipahami maka terdapat lambang-lambang (komunikasi) dan penerima lambang (komunikan). (Astrid S.Susanto, 1985).
Selain prinsip dasar komunikasi yang terdiri dari komunikator, komunikan dan pesan, tentu saja menurut pendapat para ahli diatas masih ada prinsip lain yang melengkapi suatu komunikasi. Prinsip yang dimaksud adalah tujuan dan feed back atau umpan balik. Pengertian feed back atau umpan balik adalah tanggapan seseorang terhadap suatu pesan. Dikatakan seseorang disini berarti feed back tidak bisa dikatakan muncul apabila hanya selalu muncul dari pihak komunikan. Dalam suatu komunikasi, ketika seorang komunikan memberikan feed back atas suatu pesan, pada dasarnya dia bisa berubah menjadi komunikator. Feed back ini mempunyai peranan yang sangat penting dalam proses komunikasi, sebab melalui feed back inilah diketahui bagaimana sebuah pesan ditanggapi. Dengan demikian feed back menentukan keberhasilan suatu proses komunikasi.
Pola-Pola Komunikasi
Onong Effendi mengemukakan: “Menurut sifat komunikasi dan jumlah komunikan-komunikan dapat diklasifikasikan antar pribadi komunikasi kelompok dan komunikasi massa. (Onong U Effendi, 1985). Pengertian dari komunikasi antar pribadi atau komunikasi antar personal adalah: Komunikasi antar pribadi dimana suatu proses komunikasi yang terjadi antara dua orang yang sedang langsung berhadapan. Ciri khas dari komunikasi antar pribadi ini sifatnya dua arah atau timbal balik antara komunikator dan komunikan saling bergantian fungsi, pada suatu ketika komunikator menjadi komunikan dan suatu ketika komunikan menjadi komunikator. Pengertian Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang dilakukan oleh seorang (komunikator) dengan sejumlah orang (komunikan) yang berkumpul bersama-sama dalam bentuk kelompok deperti forum diskusi rapat, kuliah, seminar dan lain-lain.
Seperti halnya pendapat dari Robert P Balaces dalam bukunya Interaction Proces Analisis mendefinisikan kelompok kecil (small group) sebagai sejumlah orang yang terlibat dalam anggota mendapat kesan atau penglihatan antara satu sama lainnya yang cukup terlihat, sehingga dia baik pada saat timbulnya pertanyaan maupun sesudahnya dapat memberikan tanggapan kepada masing-masing. Komunikasi dengan pola ini dapat dikatakan lebih efektif jika dibandingkan dengan komunikasi pada situasi kelompok besar seperti rapat besar. (Onong U Effendi, 1985). Pengertian komunikasi massa yang dirumuskan oleh Bittner adalah pesan yang dikomunikasikan melalui media massa pada sejumlah besar orang (Jalaluddin, 1991). Komunikasi massa adalah suatu proses komunikasi melalui media massa, baik media cetak maupun media elektronik. Dengan demikian dalam komunikasi massa, seorang komunikator lebih dituntut untuk memilih metode yang tepat dalam menyampaikan pesan-pesannya melalui media massa. Ketetapan memilih media, pesan dan cara penyampaiannya sangat menentukan keberhasilan komunikasi massa. Dalam komunikasi massa, biasanya feed back disampaikan secara tidak langsung, karena komunikator dan komunikan tidak berhadapan secara langsung melainkan melalui media massa.
Pentingnya Komunikasi antar Personal dalam Kelancaran Tugas
Peran komunikasi antar personal dalam pelaksanaan kelancaran tugas kantor bersifat tidak langsung. Hal ini seperti ditunjukkan pada proses komunikasi antar personal di kantor Kelurahan Banjarejo Kecamatan Bojonegoro Kabupaten Bojonegoro. Proses komunikasi tersebut berlangsung antara pegawai, baik atasan maupun bawahan.