/ Nombredeldocumento:Instructivode
TrabajodelSGIparaElaborar
Procedimientos. / Código:SNEST-CA-IT-01
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InstructivodeTrabajoparaElaborarProcedimientos.

Todaslasseccionesdelprocedimientodebenllenarse,encasodelaomisióndealgunadeellasseindicarála frase“noaplica”.

/ Nombredeldocumento:(a) / Código:(b)
Revisión:(c)
Páginade:(d)

I.Recuadrodeidentificación

Este recuadro se colocará como encabezado en todas las páginas del procedimiento. Se integra de los siguienteselementos:

a) Nombre del documento: El nombre debe iniciar con un verbo y su redacción llevar de forma implícita, el producto que genera y los usuarios finales. Para la identificación de los procedimientos se deben considerar las atribuciones que para cada unidad responsable se establecenenelReglamentoInteriordelaSEPysumanualdeorganizaciónautorizado.

Ej:Nombredeldocumento:ProcedimientodelSGIparaelControldelosDocumentos.

b) Código:Eslasecuenciadeliteralesynúmerosasignadosconsecutivamente.Suintegración se especificaenelprocedimientodecontroldedocumentos.

Ej:SNEST-CA-PG-001

c) Revisión:Seescribirálaliteral“A”comoborradoryapartirdelaprimerarevisiónanotar“0”,“1”

paralasegundayasísucesivamente.

d) Página:Seanotaráelnúmeroconsecutivodelashojasutilizadasenelprocedimiento,asícomoel númerototaldeéstas.

e) Referencia a la Norma ISO 9001-2000: Únicamente se anotará esta leyenda para los procedimientosinmersosenladocumentaciónasociadaalSistema de Gestión Integral.

CONTROLDEEMISIÓN
ELABORÓ (a) / REVISÓ (b) / AUTORIZÓ (c)
NombreyCargo.:
Firma:
Fecha:
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II.Recuadrodecontroldeemisión:

Esterecuadrosesituaráúnicamentealpiedelaprimerahojadelprocedimiento.Secomponedelos siguientesapartados:

a) Elaboró:Serálapersonaquehayaelaboradoelprocedimiento.

b) Revisó:Eslapersonaresponsabledelárea,jefededepartamento,subdirectoresodirectordeárea.

c) Autorizó:Eslapersonaqueapruebayautorizaelprocedimiento.

1.Propósito

Es la condición o resultado cuantificable que debe ser alcanzado y mantenido, con la aplicación del procedimiento, y que refleja el valor o beneficio que obtiene el usuario. El propósito debe redactarse en formabreveyconcisa;especificarálosresultadosocondicionesquesedeseanlograr,iniciaráconunverbo

eninfinitivoy,enloposible,seevitaráutilizargerundiosyadjetivoscalificativos.

Laredaccióndelpropósitoseestructuraapartirdelassiguientescuestiones:

JUSTIFICACIÓN/RAZÓNDESER
Quésehace / Enquéfuncióno
campode especialidadse hace / Paraquésehace / Paraquiénse hace
Acciónexpresadaenel
verbo / Campodeespecialidad
principal / Resultado / Usuariofinal

2.Alcance

En este apartado se describe brevemente el área o campo de aplicación del procedimiento; es decir, a quiénesafectaoquélímitesoinfluenciatiene.

3.Políticasdeoperación

3.1 Aquíseregistraelcompendiodepolíticasaplicablesalprocedimiento,conformealasecuencialógica

delasetapasdelmismo.Esdeciraquellasdisposicionesinternasque:

 Tienen como propósito regular la interacción entre los individuos en una organización y las actividadesdeunaunidadresponsable.

 Marcan responsabilidades y límites generales y específicos, dentro de los cuales se realizan legítimamentelasactividadesendistintasáreasdeacción.

 Seaplicanatodaslassituacionessimilares.

 Danorientacionesclarashaciadondedebendirigirsetodaslasactividadesdeunmismotipo.

 Facilitanlatomadedecisionesenactividadesrutinarias.

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 Describenloqueladireccióndeseaquesehagaencadasituacióndefinida.

 Seaplicaal90-95%deloscasos.Lasexcepcionessólopodránserautorizadasporalguiende

unnivelinmediatosuperior.

3.2 Laspolíticasdeoperacióndeberán redactarseentiempofuturodelmodoimperativo.

3.3 En su presentación, las políticas deberán presentarse con el formato ·”3. número”; en donde, el dígito3correspondealapartadoPolíticasdeOperación,yelqueseubicaaladerechadelpunto, serálasecuenciadelaspolíticasdescritasparaelprocedimiento,comenzandocon1.

4.Diagramadelprocedimiento

4.1 Eslarepresentacióngráficadelasecuenciadelasetapasydelosórganosopuestosqueintervienen

enelprocedimiento.

 Eldiagramaseelaboraconbaseenladescripcióndelprocedimiento.

 En cada una de las columnas se registra el nombre del órgano de la estructura autorizada o unidad responsableque interviene, yensucasoel nombrede lospuestosdeautorizaciónpor normayloscargosdelC.OficialMayorydelC.Secretario.

 Enlaprimeracolumnadelaizquierda,sedainicioalprocedimiento.Eltrazoiniciadearribahacia abajoydeizquierdahacialaderecha;posteriormenteelflujopuederetrocederdependiendodel procedimiento.

4.2 Eldiagramadeflujoqueseutilizaráeselllamado“debloque”,puespermitetenerlavisiónglobaldelos participantesenelprocedimientoysecomponedetantascolumnas,comoórganosopuestosque intervienenenelprocedimiento.

4.3 Lossímbolosbásicosyelcontenidodecadarepresentaciónautilizareneldiagramason:

DIAGRAMACIÓNADMINISTRATIVA

SÍMBOLO / CONCEPTO / DESCRIPCIÓN
Iniciootérmino / Dentrodelsímbolosedeberáanotar“INICIO”o“Término”
segúncorrespondaelprincipiooconclusióndel procedimiento.
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SÍMBOLO / CONCEPTO / DESCRIPCIÓN
# / Descripcióndela etapa / Describirbrevementedentrodelsímbololaetapa.
En el cuadro superior derecho se anotará el número consecutivo de la etapa, el cual deberá coincidir con el asignadoenlaCéduladeDescripcióndelProcedimiento.
Estesímbolodeberámanteneruntamañouniformeentodo eldiagramadeflujo.
Direccióndeflujo / Se deberán unir los símbolos de descripción, decisiones,
documentos,etc.,señalandolasecuenciaenquesedeben realizarlasdistintasoperaciones.
Se utilizarán únicamente líneas horizontales y verticales, noinclinadas.Enloscasosenquenoseaposibleconectar las actividades con líneas rectas, se utilizarán ángulos rectos.
Laslíneasnodeberáncruzarseentreellas,sinoesposible sedebecruzarconunpequeñopuente.
Ningúnsímbolopodrátenermásdeunalíneadedirección deflujoaexcepcióndelsímbolodedecisión,elcualpodrá tenerhastatres.
Decisión / Indicaunpuntodentrodelflujoendondesedebetomar
unadecisiónentredosopcionesalternativas.
Porloregularseindicarálaprocedenciahacialapartede abajo del símbolo y la no procedencia hacia un lado (SI- NO).
A / Conectordeetapa / Se utilizará para indicar continuidad del diagrama de flujo
cuando abarca dos o más hojas y se desea hacer referencia a alguna etapa anterior o posterior ala que se estádescribiendo.
Asimismo, cuando se enlace físicamente con otra parte lejana del mismo, siempre ycuando exista dificultad para diagramar. Dentro del símbolo se deberá anotar una letra mayúscula, siguiendo el orden alfabético, para que se identifiquelaetapaenquecontinúa.
Por cada círculo conector que sale de alguna etapa, deberá haber cuando menos otro círculo conector que entre(llegue)aotra (losconectoresrelacionadostendrán lamismaletradereferencia)
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SÍMBOLO / CONCEPTO / DESCRIPCIÓN
# / Unióndepágina / Seutilizarácomoconexiónoenlaceconotrahojadiferente
en la que continúa el procedimiento, siempre y cuando existadificultad.
Dentrodelsímbolosedeberáanotarunnúmeroparaque se identifique en qué página continúa y de que página viene.
Ejemplos:
2
significa:“continúaenlapágina2”
1
significa:“vienedelapágina“1”
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5. Descripcióndelprocedimiento

5.1 Secuenciadeetapas

5.1.1 Sonlaspartesenquesedivideelprocedimiento,ycadaunadeellasintegraunconjunto afíndeactividades.

5.1.2 Elnúmerodesecuenciadelaetapadeberácoincidirconlanumeracióndelasecuencia plasmadaeneldiagramadelprocedimiento.

5.1.3 La redacción de la etapa, iniciará con un verbo conjugado en el tiempo presente de la tercerapersonadelsingular.

5.2Descripción

5.2.1 Es la descripción detallada de las actividades; de manera tal que permita al personal comprenderlas,seguirlas yaplicarlas,auncuandoseadereciéningresoalárea.

5.2.2Elnúmeroconqueseregistrarácadaactividad,estarácompuestoporeldígitodela etapa correspondiente, seguido de un punto, y a la derecha de éste, del número consecutivorespectivo.

5.2.3Laredaccióndelaactividad,iniciaráconunverboconjugadoeneltiempopresentede

latercerapersonadelsingular.

5.2.4Condicionalesydecisiones:Cuandoeneldesarrollodelprocedimientosepresente una disyuntiva condicionada por diversas situaciones deberá señalarse inmediatamente después de la actividad que dio origen a la disyuntiva la expresión subrayada:señalar:"Síprocede",deigualforma,conlacontinuacióndelasecuencia

de actividades que precisara la procedencia. "No procede". Una vez concluida la anteriordescripcióndelasecuenciadeactividades,

5.2.5Deberáconsiderarseenlaredaccióndelasactividades,loselementosnecesariospara

surealización;asícomolosproductosquesegeneren.

5.3Responsable

5.3.1Se refiere a los órganos o puestos de la estructura autorizada responsables de la ejecución ycumplimientodelasactividadesdelprocedimiento.

5.3.2En el caso del personal operativo habrá de señalarse el nombre del puesto por funcionesrealesdesempeñadas:analista,secretaria,mensajero,etcétera;ynoporel nombredelaplaza:coordinadordetécnicos,secretariaejecutiva,etcétera.

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Enladescripciónseutilizarálasiguienteforma

Secuenciadeetapas / Actividad / Responsable
1Etapaprimordial / 1.1 Actividad
1.2 Actividad
1.3 Actividad,etc. / ResponsableA
2Etapaprimordial / 2.1 Actividad
2.2 Actividad
2.3 Actividad,etc. / ResponsableA
3Etapaprimordial / 3.1 Actividad
3.2 Actividad
3.3 Actividad,etc. / ResponsableB
4Etapaprimordial / 4.1 Actividad
4.2 Actividad
4.3 Actividad,etc. / ResponsableB
5Etapaprimordial / 5.1 Actividad
5.2 Actividad
5.3 Actividad,etc. / ResponsableC
6Etapaprimordial / 6.1 Actividad
6.2 Actividad
6.3 Actividad,etc. / ResponsableC

6.Documentosdereferencia

6.1 Anotarquédocumentosserequierenalutilizarelprocedimiento,paratenerunmejorentendimientoo completarsuejecución.

Ejemplodecontrol:

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REGLAMENTOINTERIORDELASEP

DOCUMENTO

Noaplica

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7.Registros

Sedebenrelacionar losformatosobienlosdocumentosquesirvendeevidenciadequeelprocedimiento estasiendoaplicado,evidenciandosuaplicación,interpretaciónyuso.

Registros / Tiempode retención / Responsablede conservarlo / Códigode registro
(a) / (b) / (c) / (d)
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a.Registro:Anotarelnombredeldocumentoutilizadoenlasactividadesdelprocedimiento.

b.Tiempoderetención:Anotareltiempoquedebeconservarsecomoevidencia.

c.Responsabledeconservarlo:Anotarelnombredeláreaodepartamentoresponsabledemantenerlos registroscomoevidenciadelaoperacióndelprocedimiento.

d.Códigoderegistro:Eselcódigoasignadoalformatoquevaanexoalprocedimientoobienelcódigoque tieneeldocumentoencasodenoserformato.

Sedescribiránlosconceptosnecesariosparalacomprensiónyoperacióndelprocedimiento.Paralocualse anotaráneltérminoysudefinición.

9.Anexos

Formatos mencionados en la descripción del procedimiento. En su presentación, los anexos deberán ser numerados con el formato (número. número), en donde el primer número será 9 (correspondiente al apartadodeanexos),yelsiguientenúmeroserálasecuenciadelosanexosdescritosenelprocedimiento, porlocualseiniciarácon1.

Ej:9.1 FormatoparaelControldeInstalacióndeDocumentosElectrónicosSNEST-CA-PG-001-01