Dificultades En La Implementación De Sistemas ERP

Second World Conference on POM and 15th Annual POM Conference, Cancun, Mexico, April 30 - May 3, 2004.

Conference Section: Enterprise Resource Planning

Abstract Number: 002-0295

Abstract Number: 002-0295

Title of the Paper: A framework to assess ERP IMPLEMENTation

Comentarios generales

·  Luego de leerlo detenidamente, me parece que el objetivo del framework propuesto es tratar de evaluar a priori las dificultades de la implementación para poder utilizar una metodología apropiada. (Aquí también hay una cuestión de tiempo: tal vez se podría llegar a algo más completo, pero no vamos a alcanzar y entonces tal vez convenga circunscribirse a algo más ajustado). El objetivo del trabajo sería que muchas de las fallas de las metodologías existentes se basan en no considerar adecuadamente que no todos los proyectos son iguales, que presentan diferencias y que las herramientas a usar deben ajustarse a las características de cada proyecto. Por eso se necesita considerar cuál va a ser la dificultad del proyecto para poder “ajustar” los recursos, elementos, etc. a utilizar. Notar que en muchos casos es difícil prever el tiempo que demandará el proyecto, los recursos (humanos, económicos, etc.) que se requerirán, etc. Para armar este esquema de análisis se aprende de las fuentes de fracasos detectadas y se trata de analizar como las mismas pueden influir en este proyecto.

·  Profundizando lo anterior, y tal vez de manera algo diferente a Heeks, creo que hay que ajustar el lenguaje y decir que si el gap es grande, hay mayor probabilidad que el proyecto fracase si no se adecúan y utilizan las herramientas y pasos adecuados. Por ejemplo la frase El grado de éxito o fracaso del proyecto, depende del tamaño del gap que existe entre la realidad actual y el modelo de proyecto diseñado no iría, ni tampoco: Su organización está muy lejos de poder implementar con éxito un sistema ERP. Lo correcto sería: retrata de un proyecto de máxima dificultad, se deben tomar todos los recaudos (o algo por el estilo). Al respecto no te hago correcciones pues te cambiaría mucho el texto. Creo que es preferible que lo veas globalmente. Inserto comentarios particulares en algunos sitios.

·  Agregar referencias. Por más que sea de otro ámbito, si se usa algo similar es conveniente mencionarlo en las referencias. Puede usarse alguna frase del tipo ”un esquema similar ha sido usado por …., aunque en otro contexto y para otro tipo de problema” o directamente cuando ponés la figura, agregarle la referencia luego: “que muestra la figura 1 (xxx, 2002)”.

·  De los artículos que has leído sobre metodologías sobre implementación de ERP: ¿hay alguno que a priori trate de evaluar las dificultades del proyecto? ¿o que cambie los pasos a ejecutar de acuerdo a las características del problema? Si la respuesta es no, hay que decirlo, indicando las referencias analizadas.

· 

Name of the Conference: Second World Conference on POM and 15th Annual POM Conference, Cancun, Mexico, April 30 - May 3, 2004.

Luis Ferrario1,3 and Jorge M. Montagna2,3

,

1 Red Megatone S.A.,

Bv. Santa Fe 252 – (2300) Rafaela – Argentina; TE

- ++54-3492-426798

2 Jorge M. Montagna

INGAR – Instituto de Desarrollo y Diseño,

Avellaneda 3657 – (3000) Santa Fe – Argentina; TE

- ++54-342-4534451

3 Facultad Regional Santa Fe – Universidad Tecnológica Nacional/4553439 (1)(2) and Jorge M. Montagna (1)(3)

(1)  Facultad Regional Santa Fe – Universidad Tecnológica Nacional

(2)  Red Megatone – Information Systems Department

(3)  INGAR – Instituto de Desarrollo y Diseño

Avellaneda 3657 - (3000) Santa Fe – Argentina

e-mails: ;

FOR EVALUATING DIFFICULTIES IN IMPLEMENTING Dificultades en la implementación de sistemas ERP SYSTEMS

Abstract

SeveralVarious sources point out very high percentages oSe trata de analizar en este trabajo las dificultades para implementar sistemas ERP. Diversas fuentes señalan porcentajes muy altos de fracasos f failures in the implementation ofen lato implement implementación de sistemas ERP systems. First, iIn this work, the main difficulties for this task are analyzed and a systematic classification of the fundamental Se analizan en este trabajo las dificultades principales para esta tarea y se trata de lograr una clasificación sistemática de los motivosreasons fundamentalesis intended. Taking into accountBy considering the reasons that lead to failureA partir de considerar las razones que llevan al fracaso, a simple and effective mechanissm is generated to prevent the main problems that can arise during the project, evaluatinge systematically in advance measure a priori complications thatthe project usually appearmight presentse genera un mecanismo simple yy razones principales de estos fracasos y mecanismos más efectivos para poder medir a priori las complicaciones que presenta el proyecto. ThusDe este modoIn this way, the stages of the methodology and the tools to be used can be adjusted to the specific characteristics of the project, considering technical, organizational and economical aspects de pueden adecuar las herramientas a utilizar a las características específicas del proyecto. De algún modoSomehow, the described framework allows solving the problems presentedit is intended to solve the problem presented by general methodologies be solvedse busca solucionar el problema que presentan lassolucionarlos. Se tratará de lograr una clasificación sistemática de los motivos que llevan a no alcanzar los resultados previstos en estos proyectos y generar una metodologías generales. They arise when the same methodology iswhich are used for any kind of enterpriselas cuales son utilizadas para cualquier tipo de empresa, without previously considering its conditions and state to face this type of projectsssin considerar previamente las condiciones y el estado de la misma para enfrentar este tipo de proyectos.

Keywords: Enterprise Resource Planning; ERP implementation; ERP project

para determinar a partir de las posibilidades de fracaso del proyecto cuales son sus puntos críticos.

1. IntroducciónIntroduction

The business environment has changed dramatically

El ambiente de los negocios ha cambiado dramáticamente. Nowadays, companies face serious challengesHoy en día las compañías enfrentan serios desafíos: tienen el desafío de desenvolverseto manage in a competitive environment, to expanden un ambiente competitivoincrementar la competencia, expandir mercados markets, y satisfacerto meet more and more specific requirements los requerimientos de sus clientescada vez más específicos de susfrom customers clientes, etc.. This increases pressure on firmsEsto incrementa la presión en las compañías en las firmas to reduce costs along the whole supply chain para reducir costos en toda la cadena de suministros, shorten production timeacortar los tiempos de producción, increase productivityincrementar su productividadtividad, reduce inventariesstocksreducir inventarios, improve service level for customersmejorar el nivel de servicio de los clientes, among othersentre otros. This has forced companies to change their way of operatingEsto ha obligado a que las compañías cambien su forma de operar. A significant difference is the tendency towards sharing critical information with suppliers, dealersUna diferencia significativa es la tendencia a Para poder lograr esto, las compañías deben incrementalmente compartir información crítica con sus proveedores, distribuidores and customersy clientes (Umble E. et al., 2003; Legris P. et al., 2003)su información más crítica que actualmente está muy protegida-, y para eso es necesario un buen sistema de información. AsimismoIn the same way, they face complex programs that tend to integrate the fragmented activities that existed in the internal operations of the firms enfrentan complejos programas que tienden a integrar las actividades fragmentadas que existían en las operaciones internas de las firmas (Teng . J. T. C. et al., 1996; Kallio J. et al., 1999)[33-34]. These are some of the main reasons Esta sones algunosa de loas principales motivosrazones parafor justifying the implementation of newa la hora de justificar la implementación de nuevos information systems, and if the organization integration is intended, the first option sistemas de información r un sistema y si se trata lo que se necesita esde integrar la organización, la primera opción son is los sistemastenemos que hablar de ERP systems.

Los sistemas ERP systems are son sistemas interactivos on-line interactive systems that support most key processes of an organization by using a common data base , que soportan la mayoría de los procesos claves de una organización, usando una base de datos común que that stores all the whole organization’s dataalmacena todos los datos de la organización y les brinda la información que necesitan y cuando ellas la necesitan. El término ERP fue inventado por el Gartner Group a principios de los ’90 para describir estos sistemas y estipular que tal software debe incluir módulos integrados para contabilidad, finanzas, ventas y distribución, recursos humanos, administración de materiales y otras funciones de negocios basadas en una arquitectura común que relaciona a la empresa con los clientes y los proveedores. (Abdinnour-Helm S. et al., 2003; Mabert V. et al., 2003a; Callaway E., 1999)[23], [1720],31].

These software packsEstos paquetes de software, tomaron augeexpanded rapidly due to their advantages over , a partir de las ventajas que tienen contra elthe rest of the legacy systems resto de los sistemas legacy:. Los sistemas ERP tienen un high integration levelalto nivel de integración, operation on the organization’s operan sobre los business processesprocesos de la organización, allowance for reducing operative costs, permitenademás de reducir costos operativos, etc.tener una implementación rápida y ser sistemas de muy alta calidad. Ellos pProveenAt least in theory, tThey provide , al menos en teoría, a una marcadamarked integration of processes integración de procesos a través de unthrough an improved and standarizedstandardized las áreas con un workflow mejorado y estandarizando de acuerdoaccording to the con variasa las prácticas de negocio (best practices). All these advantages are not easy to achieveAunque estos paquetes aplicativos tienen estos beneficios sobre los diseños de software in-house, los empaquetados tienen sus propios problemas, como ser, por ejemplo, incertidumbre en la adquicisición. Todas estaslas ventajas mencionadas con anterioridad no son fáciles de alcanzar. Implementing these software packs is extremely complex and implies a great challenge for the enterprise (Davenport T., 1998; Lozinsky S., 1998; Mabert V. et al., 2003) [6, , ya que para lograr que un sistema ERP funcione adecuadamente, su implementación resulta sumamente compleja eicada, y empiezan a aparecer los llamados “costos ocultos” que pueden llevar al fracaso la implementación. Los sistemas ERP son complejos y la implementación de uno de ellos implica un gran desafío para la empresa, consumiendo tiempo y nos sumerge en un costoso proyecto para la compañía 15, 16](Davenport, 1998). It mplementing Una implementaciónan ERP may take many years puede tomar muchos años yand may require a lot of money costar muchísimo dinero.

This has led to important failure rates (millones de dólares, dependiendo del tamaño de la organización). Esto ha llevado a una importante tasa de fracasos en lasin implementaciotionsnes. One source of problems resides in the difference of interests amongbetween customer organizations Una fuente de problemas estáde este tipo de sistemas. ¿Pero, que hace que una implementación ERP sea un fracaso? (Swan et al). [2] argumenta que la raíz de las altas tasas en fracasos, se debe a la en la diferencia de intereses entre las organizaciones clienteswho search for a unique business solution and quienes desean una solución de negocios única y los vendedores de ERP sellers who prefer a generic quienes prefieren unsolution to be adjusted to a widea solución genérica que se adapte a un amplio marketmercado (Hong K. and Y. Kim, 2002)[112]. In their efforts to have “their business solution”, and taking into account that their business processes constitute their competitive advantage, Las eenterprises mpresas, en su afán de tener “su solución de negocios”, basándose en que sus procesos de negocios son su ventaja competitiva, invierten invest a lot of money muchísimo dinero enin customizar customizing el ERPs, which then brings about many problems in the system updatinglo que luegoa la larga trae muchosísimos problemas en a la hora de una actualización o un cambio en la lógica del sistema, además de que las customizaciones son muy costosas y alargan el proceso de implementación. En este trabajo, tomamos el término “Ccustomizaringción” elthe ERP is the process for modifying the source code of the system to adjust it to the enterprise requirementsescomo el proceso de modificar el código fuente del un sistema ERP para adaptarlo a los requerimientos de la empresa, which differs from lo cual difiere de parameterizingarar or o sea tiene que quedar en claro que customizar, no es cambiar o alterar los parámetros que configuraring the systemn el sistema, como es mencionado por otros autores. . Otro gran problema que tiene la implementación de este tipo de sistemas, es que la organización se ve obligada a depender de un tercero (el vendedor), para cualquier tipo de modificación que tenga que hacerse, y eso se traduce en mucho dinero y retrasos en los requerimientos de la organización (tiempo de consultoría, tiempo de diseño de la nueva solución, entre otros).

This work presents a systematic classificaation En este trabajo se presenta una clasificación sistemática de lasof sources fuentes de fracasos of failures to identify para importante estudiar sistemáticamente estos fracasos para identificar sus fuentestheir sources and origins and to foresee solutions to overcome them y orígenes y prever soluciones que permitan superarlos. In this work, aA framework is generated tohat allows for a priori evaluating En este trabajo sSe tratará de generar un framework que permita evaluar a priori las the main difficulties dificultades principales del proyectoof the project so as to focus resources towards the appropriate direction de modo de enfocar los recursos en la dirección apropiada. EIn general terms, implementation methodologies tend to be las metodologías de implementación suelen ser general and do not previously take into account es y no tienen en cuenta thetpreviamente lashe difficultadeties que deberán enfrentarthey will have to face on a particular enterprise. In this case, it is intended to estimate the real complexity of the project.Se trata en este caso de poder estimar la verdadera complejidad del proyecto.

En la siguiente sección se tratará de definir cuando se considera que una implementación de un ERP concluye con éxito. Se estudiarán diferentes autores, alguno de los cuales sostienen que una implementación finaliza cuando el sistema se pone en marcha y otros que argumentan que una implementación finaliza, cuando el sistema retorna los beneficios esperados por la organización. En la siguiente sección, tratamos de lograr una clasificación de los diferentes factores críticos de una implementación, se los categoriza y se explica detalladamente cada uno de ellos. Posteriormente, definimos un framework de trabajo, en el cual uno puede evaluar como está su organización a la hora de encarar un proyecto de este tipo. También definimos una metodología y explicamos como usarla.