JOB DESCRIPTION
JOB TITLE: Administrative Assistant
OVERALL AIM: To assist in the effective management of the General
Administration, human resources and logistics of TREE AID Burkina Faso
KEY OBJECTIVES:
· Ensure effective and efficient management of Administration and Finance of TREE AID Burkina Faso
· Assist in the effective human resources management in accordance with TREE AID policies and strategies
· Ensure effective of logistics management
RESPONSIBLE TO: Director West Africa Operations
RESPONSIBLE FOR: Security guards
POSITION: Permanent, full time
MAIN TASKS
Under the supervision of the Director West Africa Operations, the Administrative Assistant will be responsible for assisting in the effective management of tasks related to general administration, human resources and logistics for TREE AID Burkina Faso. The position is based in Ouagadougou.
I. RoLES AND responsIbilitIés
Ensure effective and efficient management of Administration and Finance of TREE AID Burkina Faso (60% of time)
1. Ensure the receipt, recording, distribution, monitoring/response, filing and archiving of all official correspondences,
2. Update the telephone directory for TREE AID Burkina Faso,
3. Manage the meeting’s agenda and other appointments of the Director West Africa Operations,
4. Manage telephone calls and ensure that clear notes are taken to inform employees when absent calls,
5. Ensure secretariat of meetings and provide the meeting reports,
6. In liaison with the Finance and Resources Manager, develop and update the list of suppliers, service providers and other partners of TREE AID
7. Ensure the soft and hard filling of mail and any important documents of the organization,
8. Establish and maintain the charter of this filling,
9. Keep the petty cash in the absence of the Finance Assistant,
10. Carry out any other tasks related to programme work as agreed with the line manager.
Assist in the effective human resources management in accordance with TREE AID policies and strategies (10% of time)
In liaison with the Finance and Resources Manager:
1. Maintain and keep in a safe place all personnel files of TREE AID,
2. Update employment contracts of newly recruited staff,
3. Prepare administrative notes on staff
4. Contribute to the development of policies and procedures relating to human resources management,
5. Follow up the labor law progress and update internal policies and procedures
6. Manage the agenda of holidays, absences and all connected administrative documentation,
7. Carry out any other tasks related to programme work as agreed with the line manager.
Ensure effective of logistics management (30% of time)
In liaison with the Finance and Resources Manager:
1. Organize and supervise the use of vehicles and ensure updating of connected administrative documents (insurance, technical visit, temporary certificate / import Yellow card)
2. Ensure the production, registration and filing of mission orders and all documents related to business travel,
3. Ensure the practical organization of meetings and update the agenda,
4. Ensure internal transport arrangements and hotel bookings for all participants to workshops,
5. Follow up the regular maintenance of the office and equipments (power generator and other equipments)
6. Maintain and update a directory of service providers and contracts between them and TREE AID,
7. Carry out any other tasks related to programme work as agreed with the line manager.
II. REQUIRED qualificationS
- At least university 2-year technical degreespecialized in Administration/Secretariat (DUT/BTS), after the baccalaureate in G1,
- At least 5 years working experience within an NGO,
- A very good knowledge in organization and management of a secretariat and agenda of the Director,
- Excellent IT skills in particular Word, Excel, Power point, Outlook, Internet Explorer,
- Fluent written and spoken French and advanced level in English,
- Good knowledge of the labor law of Burkina Faso and human resources management,
- Be available immediately.
FICHE DE POSTE
TITRE DU POSTE : Assistant(e) Administratif(ve) et Logistique
OBJECTIF GLOBAL : Aider à la gestion de l’administration générale, des ressources
humaines et de la logistique du bureau de Tree Aid au Burkina
OBJECTIFS :
· Assurer une gestion administrative et financière efficace et efficiente du bureau de Tree Aid au Burkina
· Aider à la gestion efficace des Ressources Humaines en conformité avec les politiques et stratégies en RHs de Tree Aid
· Assurer une gestion efficace des services logistiques
SUPERIEUR HIERARCHIQUE : Director West Africa Operations
AGENTS SOUS VOTRE RESPONSABILITE : Gardiens
TEMPS DE TRAVAIL: Emploi à temps plein
PRINCIPALES TACHES
Sous la supervision du Director West Africa Operations, l’Assistant(e) à l’Administration et à la Logistique sera chargée de soutenir et d’appuyer la Direction dans les tâches relatives à l’administration générale, aux ressources humaines et à la logistique du bureau de TREE AID au Burkina Faso, afin d’en assurer le bon fonctionnement. Le poste est basé à Ouagadougou.
III. Fonctions et responsabilités
Assurer une gestion administrative et financière efficace et efficiente du bureau de Tree Aid au Burkina (60% du temps)
11. Assurer la réception, l’enregistrement, la distribution, le suivi/ réponse, le classement et archivage de tout courrier officiel,
12. Mettre à jour le répertoire téléphonique pour le bureau de TREE AID au Burkina Faso,
13. Gérer l’agenda des rencontres et autres rendez-vous du Director West Africa Operations,
14. Gérer les communications téléphoniques et s’assurer que les notes claires sont prises afin d’informer les collaborateurs absents au moment des appels,
15. Assurer le secrétariat des réunions et rencontres en y dressant les comptes rendus,
16. En collaboration avec le Finance and Resources Manager, créer et mettre à jour la liste des fournisseurs, prestataires et autres partenaires de TREE AID,
17. Assurer le classement du courrier physique et électronique ainsi que tout document important de l’organisation,
18. Mettre en place et tenir à jour la charte de ce classement,
19. Tenir la caisse de menues dépenses et le journal de caisse en cas d’absence de l’Assistante financière
20. Exécuter toutes tâches à lui confiées dans ce domaine par la hiérarchie.
Aider à la gestion efficace des Ressources Humaines en conformité avec les politiques et stratégies en RHs de Tree Aid (10% du temps)
En collaboration avec le Finance and Resources Manager:
8. Tenir à jour et conserver dans un endroit sécurisé tous les dossiers individuels du personnel de TREE AID,
9. Mettre à jour les contrats de travail du personnel nouvellement recruté,
10. Préparer les notes administratives relatives au personnel,
11. Contribuer à l’élaboration des politiques et procédures en matière de gestion de ressources humaines,
12. Suivre l’évolution du code de travail et mettre à jour les politiques et procédures interne
13. Gérer le calendrier des congés, absences ainsi que toute la documentation administrative y relative,
14. Effectuer toutes tâches à lui confiées dans ce domaine par la hiérarchie.
Assurer une gestion efficace des services logistiques (30% du temps)
En collaboration avec le Finance and Resources Manager:
8. Organiser et superviser le mouvement des véhicules et veiller à la mise à jour des documents administratifs y relatifs (assurance, visite technique, attestation d’importation temporaire/carte Jaune),
9. Assurer l’émission, l’enregistrement et le classement des ordres de mission et de tous documents relatifs aux voyages professionnels,
10. Assurer l’organisation matérielle des rencontres/réunions et en tenir à jour l’agenda,
11. Obtenir les réservations de tous les participants à des ateliers, en vue des arrangements de transport interne et réservations d’hôtels,
12. Assurer le suivi de l'entretien régulier des locaux et des équipements (le groupe électrogène et autres équipements),
13. Tenir à jour le répertoire des prestataires et les conventions entre ces derniers et TREE AID,
14. Effectuer toutes tâches à lui confiées dans ce domaine par la hiérarchie.
IV. qualificationS requiseS
- Etre titulaire d’au moins un DUT/BTS en administration / secrétariat de direction obtenu à la suite du Baccalauréat série G1,
- Avoir une expérience professionnelle d’au moins cinq ans dans une organisation de développement,
- Avoir une très bonne connaissance de l’organisation, la gestion d’un secrétariat et de l’agenda du directeur,
- Maîtriser l’outil informatique, notamment les logiciels courants (Word, Excel, Power point, Outlook et Internet Explorer),
- Avoir une parfaite maîtrise du Français et le niveau avancé en Anglais,
- Avoir une bonne connaissance du code de travail du Burkina Faso et de la gestion des ressources humaines,
- Etre immédiatement disponible.