Manualul Operational
Pentru Implementatorii proiectelor finantate de catre GFATM – Runa a 6-a
Capitolul I: Politici si Proceduri Financiare si de Achizitii
Sectiunea 2:
ACHIZITIILE DE BUNURI
SI SERVICII
CUPRINS:
Definitii 4
Cap. 1. Introducere 6
Cap. 2. Metode de achizitii 7
Stabilirea tipului de achiziţie 8
Metode de Achiziţie Aplicabile 8
Cap. 3. Prezentarea metodelor de achizitii 9
3.1. BUNURI 9
3.2. LUCRĂRI 12
3.3. SERVICII 13
3.4. COSTURILE MANAGERIALE 16
3.5. DISPOZIŢII COMUNE METODELOR DE ACHIZIŢIE 16
Cap. 4. Procesul de achizitie 16
4.1. Stabilirea Metodei Aplicabile 16
4.2. Stabilirea Comisiei de Evaluare 16
4.3. Întocmirea Cererii de Ofertă/Cererii de Depunere a Scrisorii de Interes 18
4.4. Trimiterea Cererilor de Ofertă. Primirea Ofertelor 19
4.5. Deschiderea Ofertelor 19
4.6. Evaluarea Ofertelor 19
4.7. Notificări. Contestaţii. 19
4.8. Negocierea şi Semnarea Contractului/Notei de Comandă 20
4.9. Coordonarea Contractelor 20
4.10. Inregistrari 20
4.11. Raportul de achiziţii. 20
Cap. 5. Asigurarea calitatii 21
5.1. Rolul Autoritatii de Reglementare Competente 21
5.2. Produsele farmaceutice din sursa unica sau din surse limitate 21
5.3. Produsele farmaceutice din surse multiple 22
5.4. Controlul calitatii pentru produsele farmaceutice 22
5.5. Precalificarea si monitorizarea furnizorilor de produse farmaceutice 22
5.6. Asigurarea calitatii produselor nelegate de sanatate 23
5.7. Respectarea protocoalelor de tratament, rezistenta la medicamente si efectele adverse 23
Cap. 6. Stocarea si distributia 23
Cap. 7. Model de registre si evidente privind achizitile 24
Model de Decizie de Înfiinţare a Comisiei de Evaluare 24
Cererea de Ofertă 25
Raport de Evaluare 29
Model notificare 31
Formular contract 32
Formular pentru procesul verbal – Achiziţia de pe Raft 36
Cerere de Ofertă pentru achizitia de Lucrari 37
Proces Verbal de Deschidere a Ofertelor privind achizitia de lucrari 42
Raport de Evaluare privind achizitia de lucrari 43
Selecţia Consultanţilor Individuali 44
Raport de Evaluare privind angajarea Consultantilor Individuali 51
Selecţia Firmelor de Consultanţă 52
Raport de Evaluare 59
Selectarea Firmelor pentru prestarea de servicii, altele decât cele de consultanţă 60
Cererea de Ofertă 60
Model Contract 61
Definitii
Acord de sub-finantare semnifica acordul incheiat intre Primitorul Principal si Implementator
Fondul Global este Fondul Global pentru Combaterea HIV/SIDA, Tuberculozei si Malariei / Global Fund to Fight AIDS, Tuberculosis and Malaria (prescurtat FG / GFATM).
Primitorul Principal este Fundatia Romanian Angel Appeal
Implementatorul este persoana indicata la punctul 1.2 din Acordul de sub-finantare.
Proiectul semnifica activitatile ce vor fi desfasurate de Implementator cu respectarea Acordului de sub-finantare.
Persoane autorizate sunt persoanele desemnate de Parti, indicate la punctul 6 din Acordul de subfinantare, autorizate sa semneze documentele emise in executarea Acordului de sub-finantare si sa decida cu privire la derularea acestuia.
Personal si Afiliati semnifica angajatii, reprezentantii, consultantii, formatorii, partenerii contractuali si orice alta persoana afiliata uneia dintre Parti sau care colaboreaza cu acesta la indeplinirea obiectivelor Proiectului.
Fonduri semnifica sumele alocate/avansate Implementatorului in temeiul Acordului de sub-finantare.
Registrele si Evidentele Proiectului semnifica registre financiar-contabile, rapoarte, sisteme de colectare a datelor, documente justificative si orice alte evidente referitoare la Acordul de sub-finantare, apte sa prezinte, fara limitari, toate costurile suportate si veniturile obtinute de Implementator precum progresele acestuia in indeplinirea Proiectului.
Agentul Local al Fondului Global – prescurat LFA - semnifica entitatea contractata de Fondul Global pentru a indeplini anumite functii in numele Fondului Global, incluzand: evaluarea capacitatii Primitorului Principal de a implementa Programul si de a administra fondurile transferate si verificarea progreselor Primitorului Principal si Implementatorilor in legatura cu obiectivele Programului, folosirea Fondurilor si conformitate cu termenii si conditiile Acordului de sub-finantare. In prezent Agentul Fondului Global este KPMG Romania SRL, Fondul Global putand decide inlocuirea acestuia.
Produse reprezinta materialele necesare pentru atingerea obiectivelor proiectului (medicamente, echipamente si tehnologii medicale, postere sau alte materiale asa cum sunt descrise in Descrierea Proiectului) transmise de Primitorul Principal Implementatorului sau achizitionate de Implementator in cadrul Acordului de sub-finantare, ce vor fi distribuite gratuit Beneficiarilor Proiectului.
OMS – Organizatia Mondiala a Sanatatii
Medicamente, Produse farmaceutice din surse multiple si Produse farmaceutice au intelesul folosit de de OMS in “Glosarul” din “Autorizarea Comercializarii Produselor Farmaceutice cu Referire Speciala la Produsele din Surse Multiple (Generice): Manual pentru Autoritatile de Reglementare a Medicamentelor”.
Produsele de sanatate (engl. Health products) includ produsele farmaceutice, produsele de diagnostic si non-farmaceutice (engl. Diagnostic and non-health pharmaceutical products)
Produsele de diagnostic si non-farmaceutice se refera la produse, altele decat produsele de sanatate si includ (i) produse durabile si (ii) consumabile/produse de unica folosinta.
Produsele durabile includ, dar nu se limiteaza la acestea, aparatura de testare HIV, aparatura de monitorizare HIV (CD4, Viral Load), plase pentru paturi, echipamente de laborator, echipament radiologic si produse adiacente (de exemplu: microscoape si reactivi).
Consumabilele/ produsele de unica folosinta includ, fara a se limita la acestea, prezervative, teste rapide si nerapide HIV antibody, teste rapide pentru malarie, insecticide, spray-uri impotriva tantarilor, susbtituenti de lapte matern si seringi.
Autoritate de reglementare competenta inseamna autoritatea de reglementare a (a) unui membru a Conventiei privind Inspectia Farmaceutica sau a unei entitati care face parte dintr-o Schema de Cooperare pentru Inspectia Farmaceutica; sau (b) a unui membru al Conferintei Internationale pentru Armonizarea Cerintelor Tehnice pentru Inregistrarea Produselor Farmaceutice pentru Uz Uman.
Programul de Precalificare al OMS inseamna Proiectul Pilot al Natiunilor Unite pentru Calitate si Surse de Achizitie initiat de Organizatia Mondiala a Sanatatii.
Bune Practici de Fabricatie (GMP) este folosit cu intelesul pe care OMS il foloseste in “Autorizarea Comercializarii Produselor Farmaceutice cu Referire Speciala la Produsele din Surse Multiple (Generice): Manual pentru Autoritatile de Reglementare a Medicamentelor”.
Agentia Nationala a Medicamentului este autoritatea nationala de reglementare a medicamentului
Achizitor – poate fi atit Primitorul Principal cit si Implementatorul
Managementul achizitiilor si distributiei (engl. Procurement and supply management - PSM) reprezinta cumulul activitatilor care conduc la achizitia de bunuri si servicii de calitate, in cantitati suficiente, la cel mai mic pret si in concordanta cu legile nationale si internationale, astfel incat sa se asigure o livrare rapida si sigura la nivelul utilizatorilor acestor bunuri si servicii.
Cap. 1. Introducere
Obiectivul central al achiziilor efectuate sub finantarea Fondului Global este procurarea de produse de calitate la cel mai mic pret si in concordanta cu legislatia nationala si internationala in domeniu. Achizitiile trebuie conduse si gestionate intr-o maniera transparenta.
Acest manual privind procedurile de achizitie din fondurile Fondului Global se adreseaza utilizatorilor acestor fonduri (Primitorul Principal si Implementatorii) si combina bunele practici privind planificarea si gestionarea achizitiilor cu recomandarile Fondului Global in acest domeniu.
Procedurile de achizitii prezentate in acest manual nu se aplica in domeniul platilor pentru utilitati, salarii pentru personalul propriu si comunicatii (telefon / fax / Internet).
De ce este necesara o intelegere clara a metodelor de achizitii?
• Pentru a procura bunuri, servicii si lucrari civile necesare pentru buna desfasurare a activitatilor prioectelor dumneavoastra intr-o perioada de timp bine definita.
• Pentru a aloca resursele necesare, in termenele limita stabilite si la un pret correct
• Pentru a putea efectua platile aferente achizitiilor de bunuri, servicii si lucrari civile; si
• Pentru a evita atat intarzierile in implementarea proiectelor cat si costurile nejustificate.
Care este importanta managementului achizitiilor (engl. Procurement and Supply Management / PSM)?
Printr-un bun management al achizitiilor ne asiguram ca:
• Resursele necesare pentru implementarea si dezvoltarea proiectului sunt procurate cu atentie sporita, in spiritul economiei si al eficientei (cel mai mic cost, cea mai buna calitate si cu furnizarea la timp si in cantitatea necesara a produselor)
• Fondurile alocate achizitiei de bunuri, produse si servicii sunt folosite strict in concordanta cu obiecrtivele si activitatile proiectelor
• Sunt asigurate si garantate oportunitati egale pentru toti furnizorii
Urmatoarele principii cheie in managementul achizitiilor trebuie insusite si urmarite:
• Transparenta, corectitudinea si prevenirea fraudelor - fondurile sunt folosite in mod cinstit, transparent si cu responsabilitate
• Oportunitatile egale: toti furnizorii au dreptul la tratament egal in procesul de oragnziare a licitiatiilor si le va fi furnizata aceeasi infornatie corecta si completa
• Economia si eficienta (pret corect) – bunurile si serviciile sunt achizitionate la un pret rezonabil.
• Eficacitatea - produsele si serviciile vor conduce la realizarea obiectivelor proiectului
• Abilitatea furnizorilor de a furniza bunurile si serviciile trebuie astfel documentata incat sa ne asiguram ca bunurile si serviciile promise pot fi intr-adevar furnizate.
Procedurile de achiziţie descrise în cadrul acestui Manual sunt obligatorii atit pentru Implementatori cit si pentru Primitorul Principal. Acestia au obligaţia de a aplica una dintre procedurile de mai jos pentru atribuirea oricarui contract de achiziţie din cadrul proiectelor.
Implementatorul va fi responsabil de următoarele:
· Estimarea costurilor pentru toate activităţile planificate şi asigurarea că acestea nu vor depăşi bugetul aprobat;
· Întocmirea Planului de Achiziţii şi utilizarea metodei adecvate pentru fiecare achiziţie, potrivit procedurilor din Manual;
· Întocmirea specificaţiilor tehnice pentru bunuri/ a devizelor estimative pentru lucrări/ a termenilor de referinţă pentru servicii şi a listei de furnizori/Executanti/consultanti calificaţi;
· Trimiterea cererilor de oferte, primirea şi înregistarea ofertelor;
· Evaluarea ofertelor şi desemnarea ofertei câştigătoare în conformitate cu criteriile de evaluare stabilite;
· Acordarea şi semnarea contractului / a notei de comandă;
· Verificarea documentelor referitoare la cantitatea şi calitatea bunurilor furnizate sau la lucrările efectuate de Executanti, sau a rapoartelor elaborate de consultanţi;
· Efectuarea plăţilor şi întocmirea rapoartelor catre Primitorul Principal;
· Îndosarierea tuturor documentelor proiectului şi, la cerere, punerea lor la dispoziţia Primitorului Principal, a auditorilor şi LFA-lui.
Cap. 2. Metode de achizitii
Fiecare produs, lucrare sau serviciu din cadrul unui Proiect poate fi considerat un articol de achiziţionat; teoretic, pentru orice asemenea articol s-ar putea derula câte un proces de achiziţie. Ţinând însă cont de numărul mare de asemenea articole cuprinse în cadrul oricărui subproiect, în practică acest lucru s-ar dovedi deosebit de ineficient, ar spori costurile de achiziţie şi mai ales nu s-ar încadra în limita de timp stabilită pentru implementarea proiectului. Pe de altă parte, este evident că interesul furnizorilor creşte odată cu valoarea contractului. De aceea, în interesul Achizitorului (achizitor poate fi atit Implementatorul cit si Primitorul Principal), articolele se grupează pe pachete de achiziţie, pachete cuprinzând articole similare din punct de vedere tehnic şi care vizează acelaşi tip de firme furnizoare.
Mai departe, pentru a atrage atât firmele mari dar şi pe cele mai mici, cât şi pentru a facilita participarea în cadrul procesului de achizitie a cât mai multor furnizori şi pentru a asigura preţuri competitive, articolele din cadrul unui pachet pot fi împărţite pe loturi, ţinând cont de natura articolelor/ caracteristicile tehnice şi apoi de specificul pieţei şi al furnizorilor.
Ex. Pachet echipamente:
Lot 1: Calculator & multifuncţională
Lot 2: Videoproiector & ecran de proiecţie
Stabilirea tipului de achiziţie
În cadrul proiectelor se efectuează următoarele categorii de achiziţii:
(a) Achizitii de Bunuri
(b) Achizitii de Lucrări
(c) Achizitii de Servicii:
Þ De consultanţă
Þ Altele decât consultanţa
a. Prin Bunuri se înţeleg materiale, produse, bunuri standard, echipamente, articole utilizate pe termen scurt sau lung, etc., oferite de către furnizori sau de către producători.
b. Prin Lucrări se înţeleg toate operaţiile derulate pentru realizarea/repararea/transformarea unor obiective fixe, ce ţin de cele mai multe ori de infrastructura, precum şi materialele şi manopera respectivă (ex. recondiţionarea acoperişului, reparaţii la o clădire existentă, compartimentarea unor spaţii, etc). Datorită complexităţii lor, lucrările sunt executate de către firme specializate şi autorizate în acest sens.
c. Prin Servicii se înţelege în primul rând prestarea de servicii de consultanţă de către experţi, pregătirea sau serviciile complexe efectuate de o echipă de profesionişti, cu experienţă în anumite domenii specifice şi având calificări profesionale. În funcţie de natura şi complexitatea lor, serviciile de consultanţă sunt prestate de către o firmă sau de către consultanţi individuali. Tot în această categorie intră însă şi serviciile, altele decât consultanţa, care pot fi uşor cuantificate: editarea, tipărirea, organizarea de evenimente – conferinte, seminarii, traininguri etc.
Metode de Achiziţie Aplicabile
Metodele de achiziţie reprezintă ansamblul activităţilor efectuate pentru atribuirea şi încheierea unui contract de achiziţie/ notă de comandă şi prin care se dobândesc produse, lucrări sau servicii.
3.3.2. Metodele aplicabile descrise în acest Manual sunt următoarele:
· Pentru bunuri, în funcţie de specificul cumpărăturii:
o Achizitionarea Bunurilor prin Cererea de Oferte Internationale (COI)
o Achizitionarea Bunurilor prin Cererea de Oferte Nationale (CON)
o Achiziţionarea Articolelor de pe Raft (AR)
o Contractarea Directă (CD)
· Pentru lucrări:
o Achizitionarea Lucrarilor prin Cererea de Oferte (CO)
o Contractarea Directă (CD)
· Pentru servicii, în funcţie de specificul acestora:
o serviciile de consultanţă:
§ Selecţia pe baza Calificării (SC), pentru contractarea serviciilor oferite de o firmă;
§ Selectarea Consultanţilor Individuali (CI), pentru selecţia consultanţilor individuali în calitate de expert;
§ Selectarea din Sursă unică (SU), în situaţii excepţionale, pentru contractarea serviciilor de consultanţă fără parcurgerea procesului de selecţie.
o Servicii, altele decât cele de consultanţă:
§ Cererea de Oferte (CO)
§ Contractarea Directă (CD)
Metodele de achiziţie în funcţie de specificul cumpărăturii:
Metoda de achizitie / COI / CON / AR / CD / CO / SC / CI / SUTipul
Bunuri / x / x / x / x
Lucrari / x / x
Servicii / consulatant / x / x / x
altele / x / x / x
Cap. 3. Prezentarea metodelor de achizitii
3.1. BUNURI
3.1.1. Achiziţionarea bunurilor prin Cererea de Oferte (COI/ CON)
Procedura se aplică în cazul în care trebuie să se achiziţioneze echipamente IT (ca de exemplu: calculatoare, imprimante), aparatură electronică (aparate foto, camere video, televizoare, sisteme audio), echipamente de laborator (microscoape, etc), instrumente muzicale, licenţe software etc.
COI/ CON se aplică în toate cazurile de achiziţii de bunuri în care valoarea achiziţiei/pachetului depăşeşte 40.001 EURO pentru COI si se afla intre limitele a 2.501 EURO si 40.000 EURO pentru CON.