Key Milestones + Draft schedule – CSE Travelling Exhibition

Last update – 14 September 2017

Key Milestones

Phase / Action
Research / Molly / September to …
Topic Testing / Brit + Gabrielle / ???
Exhibition Brief + scope and details for RFP / Brit + Louise / September to early October 2017
Draft IP / Brit / September to November 2017
Proposal/Contract Award / Winning Bid is selected / Novembre 2017
Concept Design / Kick-off with selected design firm - Concept Design, Design team participation in Interpretive Plan Finalization / Décembre 2017 à janvier 2018*
*extended period to accommodate annual holidays
Final Design/Final Content / Includes development of final text and final 2D and 3D design elements, proofing layouts, technical drawings / Février à mai 2018
Fabrication (includes prototyping and testing) / Includes 2D and 3D production, preparation of props, interactives and A/V components, client on-site inspection as necessary to review samples / Juin à août 2018*
*extended period to accommodate annual holidays
Delivery to CSTM / Everything is delivered: all exhibition components, as well as packaging and crating for travel / Semaine du 27 août 2018
Échéancier – Année fiscale 2017-2018 et 2018-2019
PLANNING / DATE
Preliminary Research and Interpretation
Research (Molly)
Topic Testing–Sept/Oct ??? - Meeting with Gabrielle + Brit / Résultats - ???
Kick-off meeting with CSTM internal team / 15 September
Kick-off meeting with CSE(enpersonne) / Week of 18 September
Develop exhibition brief (Britt)
Brief review (Christina, Molly, Brit, Louise)
Draft Brief to CSE for feedback and approval
Adjust Draft Brief (if required) (Brit)
Approve Brief by CSE
Develop Draft IP (Brit)
Review Draft IP (Christina, Molly, Brit, Louise)
Presentation of DRAFT IP to CSE at CSTM(enpersonne)
Draft IP to CSE for feedback and approval
Adjust Draft IP (if required) (Brit)
Approve Draft IP by CSE
Design-Build contractor selection
Prepare RFP for Design-Build Contract (Brit, Louise)
Out to tender (15 days minimum ideally 20 days)
Review proposals (4 days)(Molly, Brit, Solange, Louise, Procurement)
Winning bid is selected 0 days
Contract is prepared and signed (4 days)
Échéancier – Étapes clés – 2017-2018 et 2018-2019
EXECUTION / DATE
Conceptualisation
Rencontre de démarrage avec firme de design sélectionnée
Élaboration du PI au PI final
Présentation du concept préliminaire au MSTC
Présentation du concept préliminaire à l’CSE(en personne)
Validation du concept préliminaire par MSTC
Identify Exhibition Title
Approve winning title
Rédactiontextes
Rédaction des textes
Présentation des textes au MSTC
Validation des textespar l’CSE
Validation des textes par MSTC
Révision des textes dans la langue de rédaction et la traduction se feront simultanément• Il y aura une révision comparative de la langue de traduction à la langue de rédaction révisée – à noter que l’CSE doit revoir les textes révisés dans la seconde langue pour s’assurer de l’utilisation cohérente et précise de la terminologie.
Design
Validation design préliminaire par MSTC
Validation approche graphique par MSTC
Validation de la grille graphique par MSTC
Présentation du design final au MSTC
Présentation du design final à l’ CSE(en personne)
Validation du design final
Validation des épreuves graphiques avant impression (lecture d’épreuves???)
Validation des plans et devis
Multimédia et interactifs
Validation des technologies proposées
Prototypes et testing
Présentation des scénarios et concepts finaux au MSTC
Validation des scénarios et concepts finaux par l’CSE(en personne)
Validation des scénarios et concepts finaux
Validation montages audiovisuels par MSTC
Validation interactifs finaux par MSTC
Validation de tous les éléments fonctionnels une fois intégrés aux modules par MSTC

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