Department of Fisheries and Oceans / Ministère des Pêches et Océans
DFO National Union / Management Consultation Committee (NUMCC) /
Comité national de consultation patronale-syndicale (CNCPS) au MPO
Minutes of the December 1, 2009 meeting /
Compte-rendu de la réunion du 1er décembre 2009
Claire Dansereau, Deputy Minister, welcomed the participants. She remarked that with the planning and regularity of these meetings, much work can be accomplished.
The DM advised of new appointments within the Department:
Matthew King – Associate Deputy Minister, whose arrival was noted at the last NUMCC but who unfortunately, could not participate at this meeting.
Mitch Bloom – ADM, Policy
Michael Pearson – DG, International Affairs
Serge Thériault – Regional Director General, Gulf Region
The DM confirmed that she had met with most if not all of the Bargaining Agents individually since the June 2009 meeting. She noted that she would like to continue annual meetings with the individual bargaining agents if they were interested.
She noted that the current environment is difficult. Given the deficits we are facing over the next few years, this creates some anxiety among public servants. While some reorganization is occurring, we are managing with the same people, but but under a different structure. An example of this is International Affairs.
The DM advised that the Oceans portion of Oceans, Habitat and Species at Risk would be merging with the Science sector as a means to recognize the synergies that exist between the two sectors in supporting eco-system management. She also advised that a competition has been posted for an ADM for the newly merged Oceans and Science Sector.
This is also the case with the Human Resources Sector which will merge with the Infrastructure and Information Management Sector. Effective
December 7, 2009, Michaela Huard will be the new ADM, Human Resources and Corporate Services. The purpose of the merger was to elevate the role of Human Resources to the ADM level and to connect the various corporate services functions, apart from Finance. These realignments will serve the department well as we approach the Strategic Review next year.
The DM commented on the judicial inquiry that was recently announced in the Pacific Region related to the sockeye salmon in the FraserRiver. The Honourable Bruce Cohen, Justice of the Supreme Court of British Columbia, has been appointed as Commissioner and a secretariat will be established. There will be no public hearings between now and March 2010 due to the Vancouver Olympics. William Pynn, UEW, asked what protection will be afforded to those employees called to testify. The DM indicated that employees who are called to testify should not feel threatened by the inquiry and should speak freely and truthfully. They will have the opportunity to meet with Counsel from the Department of Justice to better understand the process. She indicated that the Inquiry is not designed to find fault.
Paul Sprout, RDG, Pacific Region stated that a RUMCC is being planned to discuss how the inquiry will unfold and that he anticipates that employees will speaking openly, candidly and comprehensively.
Erland McIsaac, PIPSC, asked if DFO would be provided with a list of employees who would be called as witnesses, and raised a concern as to whether restrictions may be placed on them. The DM indicated that DFO is not in control of who is asked to speak to the Commission, but that people should speak truthfully. The scope of the Inquiry is broad; DFO is but one contributor as provincial governments and others would also be involved. The expectation is that the Commission will review related documentation and will develop a list of names and decide which witnesses to call. The sockeye salmon in FraserRiver sockeye, Aquaculture, Science, Habitat, etc., are some issues expected to be on the table. This is a significant Inquiry and will be an opportunity for DFO to “showcase” our efforts and work. More communication with employees will be forthcoming as the process unfolds.
The DM commented that the Minister is now well ensconced in her role, understands the files and issues well, and is travelling across the country. High quality work is being done in the department and we must work on the challenges. / Point 1 – Mots d’ouverture
Madame Claire Dansereau, sous-ministre, a souhaité la bienvenue aux participants. Elle afait remarquernoteé la quantité de travail qui peut être réaliséee en raison de la planification et de la régularité de ces réunions.
La SM a fait part des nouvelles nominations au sein du Ministère:
Matthew King – sous-ministre délégué dont l’arrivée fut notée lors deà la dernière réunion CCNPS, mais que malheureusement n’a pu participer à cette réunion.
Mitch Bloom- SMA, Politiques
Michael Pearson- DG, Affaires internationales
Serge Thériault – Directeur général régional, Région du Golfe.
La SM confirme qu’elle a rencontré la plupart, sinon touschacun, dles agents négociateurs individuellement depuis la réunion de juin 2009. Elle a noteé qu’elle aimerait poursuivre les réunions annuelles individuelles avec les agents négociateurs si ceux-ci sont intéressés.
Elle a mentionneé que le climat actuel est difficile. En raison des déficits auxquels nous ferons face au cours des prochaines annéesque nous connaissons depuis les dernières années, les fonctionnaires ressentent une certaine anxiété s’est créée parmi les fonctionnaires. Bien que quelques réorganisations soient en cours, nous continuons de travailler avec gérons avec les mêmes personnes, mais danssous une structure différente. Exemple: Les Affaires internationales.
La SM a donneé l’exemple dumentionné que le volet Océans du Secteur Océans, habitat et espèces en péril qui se joindra au Secteur des Sciences afin de reconnaitrenouveau Secteur des Océans et des Sciences qui dont la fusion reconnait la synergie qui existe entre ces deux secteurs en soutien à la gestion des écosystèmes. Elle a également mentionnéinformeégalement qu’un concours a été affiché en vue de combler unle poste de SMA pour le nouveau Secteur fusionné des Océans et des Sciences.
C’est également le cas pouravec le Secteur des Ressources humaines qui se fusionnera avec le Secteur de la gestion des infrastructures et de l’information. À compter du 7 décembre 2009, Michaela Huard sera la nouvelle SMA, Ressources humaines et Services intégrés. Le but de cette fusion était d’élever le rôle des Ressources humaines au niveau SMA et d’y relier les différentes fonctions des services ministérielsintégrés, sauf Finance. Ces réajustements seront bénéfiques au Ministère en vue à l’approche de la Revue stratégique de l’an prochain.
La SM a commente mentionné l’enquête judiciaire annoncée pour la Région du Pacifique en ce qui concerne le saumon sockeye du Fleuve Fraser. L’honorable Bruce Cohen, juge de la Cour suprême de la Colombie-Britannique a été nommé Commissaire et un secrétariat sera fut formé. Il n’y aura pas d’audience publique d’ici mars 2010 en raison des Olympiques de Vancouver. William Pynn duSTEa demandée quelle protection sera accordée aux employés appelés à témoigner. La SM a indiqueé que les employés appelés à témoigner ne devraient pas se sentir intimidés par l’enquête et devraient parler librement et franchement. Ils auront l’occasion de rencontrer un conseiller juridique du Ministère de la Justice afin de mieux comprendre le processus. Elle a indiqueé que l’enquête n’a pas pour but de trouver des coupables.
Paul Sprout, DGR de la Région du pacifique,a mentionneé qu’un CCRPS est en préparation pour discuter de la façon dont l’enquête se déroulera et qu’il anticipe que les employés parleront ouvertement, candidement et exhaustivement.
Erland McIsaac, IPFPC, a demandeé si le MPO fournira une liste des employés appelés à témoigner et a soulèveé des inquiétudes à savoir si des restrictions leur seront imposées. La SM indique que le MPO n’a pas le contrôle sur la liste des témoins appeésappelés à comparaître l’identité des personnes qui se prononceront devant la Commission, mais que les employésgens devraient parler franchement. La portée de l’enquête englobe tst vasteout; le MPO n’est qu’une des parties visées qui comprennent également les gouvernements provinciaux et autres parties impliquées. On s’attend à ce que la Commission revoiet la documentation connexe et prépare une liste de noms en vue de décider quels témoins seront appelés. Le saumon sockeye du Ffleuve Fraser, l’aquaculture, les sciences, l’habitat, etc, sont quelques-uns des enjeux qui se retrouveront sur la table. Il s’agit d’une enquête importante qui donnera l’occasion au MPO de démontrer ses efforts et son travail. D’autres communiqués seront adressés aux employés au fur et à mesure du processusque le processus avance.
La SM a commentée le fait que lae Ministre soit est maintenant bien ancrée dans son rôle, comprend bien les dossiers et les enjeux et voyage partout au pays. Un travail de haute qualité est accompli au Ministère et nous devons nous attaquer attarderattaquer aux défis.
Item 2 – Follow-up items of the June 26, 2009 NUMCC
- Minutes were forwarded on
August 18, 2009
- Time for Union Business:
- Access to the Intranet
-As part of the security feature, users will need to use PKI;
Note: if PKI is not used at least once in a 30-day period, the PKI will expire and the user will need to have it re-activated;
-- Robert Loiselle, ACFO, requested access.
-Action: follow up with Mr. Loiselle to begin paperwork for activation
- Use of Temporary Help Agencies
-Action: The numbers will be refined and presented at the next NUMCC.
- Exit Interview Process
-Discussion ensued regarding how to increase the number given that exit interviews are voluntary. The NCR departure sign off form currently has a box at the end as a reminder for Managers to offer the exit interview.
-Action: Another box on the form should be added for employees to indicate that an exit interview was either accepted or declined/refused.
-VICRattends participates toin orientation sessions and invites people our new employees to employ early conflict resolutiondiscuss their issues (rather than wait until they are leaving).
- Canadian Coast Guard Standard Organization
-Robert Loiselle, ACFO, stated that ACFO had not yet had a briefing.
George Da Pont, Commissioner, CCG, and Mr. Loiselle agreed to discuss after the meeting.
-Action: The Commissioner is to have discussions with ACFO.
- Public Service Employment Survey (PSES)
- The Centre for VICR
. has been completed as notice was sent out regarding the International Conflict Resolution Day.
- Sector/Regional UMCCs
-William Pynn, UEW, suggested that a meeting be held with bargaining agents to discuss how the tool can be used and how it could benefit management and the Unions. Agreed.
-Action: A meeting to be organized with UEW and Labour relations to discuss the tracking tool.
- Seasonal Pension Update
-Paula Dignan, UEW noted that UEW has a fewthey have several employees who are also implicated and that UCTE is keeping her them informed.
- Job Descriptions and Classification
- National Labour Relations Symposium
- EG-06 AnalyisAnalysis
- Pre-Meeting Room
26 juin 2009
1.Le compte-rendu de la réunion fut distribué le 18 août 2009
-Joy Thomson a noteé que les commentaires de la Guilde au sujet du Terry Fox n’apparaissent pas aux minutesau compte-rendu. La préoccupation était au sujet des changements dans l’affectation du Fox et du fait que le syndicat, bien qu’informé, n’avait pas été consulté au sujet des ces changements. La Guilde a aussi mentionné que le navire n’avait pas été construit selon les normes de la GCC; donc, les conditions d’accommodation et de travail de l’équipage ne sont pas similaires n’a pas des conditions similaires d’accommodation et de travail que celles sur les autres navires construitts selon les standards de la GCC. Les minutes compte-rendu seronta modifiées. George Da Pont a noteé que la question a été réglée lors d’une récente réunion CCPS de la GCC.
2.Temps pour affaires syndicales:
- Des lignes directrices ont été préparées
et communiquées au groupe de travail.
Ce sujet sera discuté sous le point 6 de
l’ordre du jour.
3.Accès à l’Intranet
-Patti Kuntz informe le groupe que les bogues techniques qui empêchaient l’accès ont été réglés;
-Comme mesure de sécurité, les utilisateurs doivent utiliser PKI;
Note: si PKI n’est pas employé au
moins une fois au cours d’une période
de 30 jours, il expirera et l’utilisateur
devra le faire réactiver;
-Robert Loiselle, ACAF, demande l’accès.
-Mesure de suivi: Assurer le suivi avec M. Loiselle et commencer à remplir les formulaires nécessaires pour lui donner accès.
4.Recours aux agences d’aide temporaire
-Cal Hegge, Dirigeant principal des finances, a fait un survol et a expliqueé les chiffres données de la présentation. Il indique que les dépenses en aide temporaire demeurent statiques au fil due temps et que plus de travail serait nécessaire pour déconstruire [t1]les données. Les statistiques comprennent certaines dépenses comme le personnel des agences d’aide temporaire, le personnel ressource pour les projets, les consultants en gestion pour PeopleSoft et la TI, mais ne comprendnent pas les occasionnels.
-Mesure de suivi: les chiffres seront peaufinés et présentés au prochain CCNPS.
5.Processus d’entrevue de départ
-Patti Kuntz a notée qu’entre juillet 2007 et le 31 mars 2009, le Ministère a reçu 224 questionnaires d’entrevue de départ sur les 1200 départs que représentaient les employés déterminés, occasionnels et étudiants. Les régions du Pacifique, de Terre-Neuve, des Maritimes et Ottawa RCN regroupaient la majorité des utilisateurs des questionnaires d’entrevue de départ.
-La discussion se poursuit sur la façon d’accroitre le nombre compte tenuétant donné que les entrevues de départ sont facultatives. Le formulaire de signature de départ de la RCNBprésenteinclut une case à la fin rappelant aux gestionnaires d’offrir une entrevue de départ.
-
-Mesure de suivi: Une autre case devrait être ajoutée sur le formulaire pour que les employés indiquent qu’une entrevue de départ a été acceptée ou refusée.
-Le VIRC assiste participe aux sessions d’orientation et invite les gensnouveaux employés à régler les conflits tôt discuter de leurs problèmes (plutôt que d’attendre le moment de leur départ pour le faire).
- Organisation normalisée de la Garde
-Patti Kuntz a remarquée que les briefingsffages avec les syndicats sont terminés.
-Robert Loiselle, ACAF, a mentionneé que l’ACAF n’a pas encore eu de briefing breffageencore. George Da Pont, Commissaire de la GCC et M. Loiselle s’e sont entendentus pour en discuter après la rencontre.
-Mesure de suivi: Le Commissaire va avoir une discussion avec l’ACAF.
- Sondage des employés de la fonction
-Ce sujet sera discuté à la réunion au point 7.
8.Le Centre du VIRC
-Ce point estRien à ajouter à ce pointCe point est réglé puisqu’une notification a été envoyée à propos de la journée internationale de la résolution des conflits. réglé puisqu’un avis fut envoyé au sujet de la Journée internationale de la résolution de conflits.
-
9.CCPS sectoriels/régionaux
-Patti Kuntz a mentionneé que nous avons reçu l’outil de suivi d’Environnement Canada et que nous travaillons à son implantation avec les régions et secteursà son implantation.
-William Pynn, STE,a suggèéreé la tenue d’une rencontre avec les agents négociateurs pour discuter de la façon dont l’outil peut être utilisé et comment il peut profiter à la gestion et aux syndicats. Consentement.
Mesure de suivi: Une réunion sera organisée entre le STE et les Relations de travail afin de discuter de l’outil de suivi.
-
- 10.Mise à jour du saisonnière des pensionsrégime de retraite pour les
-Patti Kuntz a informée que les Ressources humaines ont rencontré l’UCET en vue d’identifier les employés impliqués; le travail se poursuit.
-Paula Dignan, STEa notéeque les STEqu’ils ont quelquesplusieursemployés membres également impliqués et que l’UCET les tient informés.
11.Descriptions et classification de postes
-Point réglé;un rapport fut distribué fin octobre 2009.
12.Symposium national des Relations detravail
-Discussion aujourd’hui au point 5.
13.Analyse EG-06
-Point réglé.
14.Local de préparation à la réunion
-Point réglé.
Item 3 – Budget Alignment and Strategic Review (BASR) 2
The BASR exercise (review to align budget with expenses, followed by an analysis to identify whether there are any low performing or low priority programs where savings can be identified) is concluded and in the short-term, no savings were harvested/found which could be reallocated to higher priorities.
A Strategic Review for DFO is anticipated for fiscal year 2010-11 although official word has not yet been received from TBS. This is a process where programs in departments are reviewed, on a four year cycle, to look at the effectiveness, efficiency and whether they meet the needs of Canadians with a view to finding savings of 5% for possible reallocation to higher government priorities. This is not a cost cutting exercise in which budgets are shared where you shave a bit here or there, but rather an opportunity to better align the department to its mandate and prioritiesprograms. These sStrategic reviews are part of the budgetary process. Much planning will be required, and the work will build on the results of both BASR exercises, with some modifications to the methodology.
The Unions commented that it would be a good idea to communicate the BASR 2 results with staff as many are wondering about what actions are being taken by the Department. The DM noted that the recent re-organizations she spoke of earlier were unrelated to BASR and were centred on changes in reporting structure.
Action: The DM committed to communicating with employees to close off the results of BASR 2 and follow-up on what has happened to date, and what is still to come. / Point 3 – Examen stratégique de concordance budgétaire (ESCB) 2