REGLAMENTO DE OPERACIÓN
COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
SECRETARÍA DEL MEDIO AMBIENTE
Mayo de 2015
Registro:
- PRESENTACIÓN
Todavezqueexistelaevidenteimportanciadecontarconunidades dearchivoy/o información organizada, asícomocontarconrecursossuficientes paraatender la demandainformativaquerecibenlasunidadesdeadministración, esqueen concordanciaconelNumeral 7,relativoalaAdministración deDocumentosy Archivística delaCircularUno2014,denominada“NormatividadenMateriade Administraciónde Recursospara las Dependencias,UnidadesAdministrativas, UnidadesAdministrativasdeApoyoTécnicoOperativo,ÓrganosDesconcentrados yEntidadesdelaAdministraciónPúblicadelDistritoFederal”-dondeseestablece elCicloVitaldelDocumento- ylaLeydeArchivos paraelDistritoFederal; garantizandoasí, el debidocontrol de la informaciónen las Institucionesque conformanala AdministraciónPúblicadelDistritoFederal.
En este tenor de ideas y con el objeto de involucrara todas las áreasque desarrollanlaboresdemanejoyconservación dedocumentos einducir normativamente la integración operativa de las mismas, dentro de un marco generalcoherenteyhomogéneo,laSecretaría del Medio Ambiente delDistritoFederal– dentro del ámbito de su competencia-crea el Órgano Técnico Consultivo de instrumentación yretroalimentación delanormatividadaplicableenmateriade archivos,quereguladeformacoordinada alasunidades dedocumentación en trámite,alosarchivodetrámite,alaunidaddearchivodeconcentración yala unidaddearchivohistórico.Dichoorganismo esnombrado como“ComitéTécnico InternodeAdministración deDocumentos”(COTECIAD-SEDEMA)elcualseinstalóparala modernización efectivaeintegraldeladocumentación, apoyándose en metodologíasytécnicasarchivísticas.
ElCOTECIAD-SEDEMAeselÓrganoTécnicoConsultivodeinstrumentación y retroalimentación delanormatividadaplicableenmateriadearchivosdelente público,integradoporlostitularesdelasunidadesdedocumentaciónentrámite, porlosarchivosdetrámite,deconcentraciónehistóricoyporaquellaspersonas queporsuexperiencia yfuncióndentrodelentepúblicoseconsideren necesarias parapromoverygarantizarlacorrectaadministración dedocumentosyparala gestióndelosarchivosdecadainstitución.
Página 1 de 15
TÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
CAPÍTULO ÚNICO
Artículo 1.- Las disposiciones del presente Reglamento son de observancia general y obligatoria para el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD-SEDEMA) de la Secretaría del Medio Ambiente del Gobierno del Distrito Federal, y tiene por objeto establecer regular sus atribuciones en materia de archivos, en cumplimiento a lo dispuesto por la Ley de Archivos del Distrito Federal.
Artículo 2.- Los casos no previstos en el presente Reglamento serán resueltos por acuerdo del COTECIAD-SEDEMA.
Artículo 3.- Para los efectos de este Reglamento se entiende por:
Acta: Documento en el que se reseñan los hechos relevantes de una sesión del COTECIAD-SEDEMA-SEDEMA, conteniendo los elementos que fundamentan y motivan los acuerdos.
Acuerdo: Documento en el que los integrantes del COTECIAD-SEDEMA-SEDEMA, con fundamento en la normatividad aplicable y mediante su firma toman conocimiento o aprueban un asunto.
Asunto: Cada caso específico que se somete a conocimiento o aprobación de los integrantes del COTECIAD-SEDEMA-SEDEMA, con los elementos necesarios de fundamentación, motivación y la documentación soporte.
CGMA: Coordinación General de Modernización Administrativa.
CIRCULAR UNO 2014: “Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal”.
Comentarios: Información y/o documentación que permita a los integrantes del COTECIAD-SEDEMA-SEDEMA, contar con el mayor número de elementos para tomar una decisión sobre un asunto en particular.
Convocatoria: Documento por medio del cual se convoca a los integrantes COTECIAD-SEDEMA-SEDEMA, a la sesión en lugar, fecha y hora determinados.
COTECIAD-SEDEMA: Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría del Medio Ambiente.
DGRMSG: Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal.
Fundamento: Las disposiciones normativas específicas contenidas en el ordenamiento legal o administrativo que establecen o encuadran el asunto que se presenta a acuerdo.
Invitado: Persona invitada a una sesión del COTECIAD-SEDEMA, únicamente en el caso que se requiera que aporte información adicional sobre un asunto en particular, para que los integrantes de dicho órgano Colegido cuenten con la mayor cantidad de elementos de decisión.
Ley: Ley de Archivos del Distrito Federal.
Órgano de Control Interno: Contraloría Interna en la Secretaría del Medio Ambiente.
PIDA:Programa Institucional de Desarrollo Archivístico.
Quórum: Número mínimo de integrantes del COTECIAD-SEDEMA con derecho a voz y voto, presentes para realizar y dar validez a una sesión.
SEDEMA: Secretaría del Medio Ambiente del Distrito Federal.
Sesión: Acto solemne de carácter ordinario o extraordinario en el que los integrantes del COTECIAD-SEDEMA, con base en la normatividad establecida, analizan y resuelven los asuntos del Orden del Día, para tomar conocimiento o aprobar el acuerdo correspondiente.
TÍTULO SEGUNDO
DEL COTECIAD-SEDEMA
Capítulo I
De su Estructura y Atribuciones
Artículo 4.- El COTECIAD-SEDEMA es el órgano técnico consultivo de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en materia de archivos dentro de la Secretaría del Medio Ambiente del Distrito Federal, integrado por los titulares de los archivos de trámite, concentración e histórico y por aquellas personas que por su experiencia y función dentro de la Secretaría del Medio Ambiente puedan ayudar a promover y garantizar la correcta administración de documentos y la gestión de archivos en la misma.
Junto con la Unidad Coordinadora de Archivos, constituyen los componentes normativos del Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría del Medio Ambiente del Distrito Federal.
Artículo 5.- Para el ejercicio de sus atribuciones y de conformidad con el artículo 17 de la Ley, el COTECIAD-SEDEMA contará con la siguiente estructura:
- Presidencia.- El Director Ejecutivo de Administración en la SEDEMA.
- Secretario Ejecutivo.- Responsable de la Oficina de Información Pública en la SEDEMA.
- Secretario Técnico.- Director de Recursos Materiales y Servicios Generales.
- Vocales:
1.- Directores Generales y Ejecutivos de la SEDEMA o sus representantes.
2.- La Unidad responsable de la atención a los trámites y/o archivo de trámite de las áreas administrativas.
3.- El o la responsable del archivo de concentración.
4.- El o la responsable del Archivo histórico.
- Asesores.- Titulares o representantes de las siguientes áreas:
1.- Jurídica.
2.- Financiera.
3.- Informática o sistemas y
4.- Órgano de Control Interno en la SEDEMA
- Invitados.- Funcionarios que participan en razón de su experiencia sobre los temas a tratar.
Artículo 6.- Los integrantes del COTECIAD-SEDEMA serán designados por el Titular de la Secretaría del Medio Ambiente del Distrito Federal.
Artículo 7.- Corresponde al COTECIAD-SEDEMA:
1.- Constituirse como el órgano Técnico Consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad interna en la materia de archivos de la SEDEMA.
2.- Realizar los programas de valoración documental de la SEDEMA.
3.- Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concentración entre sus miembros, que favorezcan la implementación de las normas archivísticas institucionales, para el mejoramiento integral de los archivos.
4.- Participar en los eventos técnicos y académicos que en la materia se efectúen en la SEDEMA, en los que sean convocados por el Consejo General de Archivos del Distrito Federal y los que lleven a cabo otras Instituciones Nacionales e Internacionales.
5.- Emitir su Reglamento de Operación y su programa anual de trabajo.
6.- Emitir el Manual Específico de Operación del COTECIAD-SEDEMA, remitiéndolo a la DGRMSG y a la CGMA para su registro, así como su Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA), el cual deberá enviarse también a la DGRMSG, dentro de los primeros 30 días del mes de enero del año que corresponda para su registro y seguimiento.
7.- Aprobar los instrumentos de control archivístico establecidos en el artículo 35 de la Ley de Archivos del Distrito Federal.
8.- Coordinar, organizar, modernizar y promover la instrumentación de las disposiciones en materia de archivos y de administración de documentos.
9.- Efectuar los estudios requeridos para diagnosticar sobre la problemática de los sistemas documentales y de archivo y, las necesidades internas de las áreas que los administran.
10.- Promover y evaluar la implementación sistemática de la normativa en materia de administración de documentos y archivos.
11.- Fungir como Órgano de enlace entre las áreas encargadas del manejo de la correspondencia y archivos, hasta la integración del Sistema de Archivos.
12.- Homogeneizar la operación de las áreas responsables de la administración de documentos.
13.- Propiciar la capacitación por medio de cursos, talleres o seminarios, dirigidos al personal encargado del manejo de los archivos.
14.- Integrar, coordinar y evaluar, a los grupos de apoyo que son necesarios para el mejor desempeño de las tareas en materia de archivos, entre los que de manera enunciativa se mencionan:
- Grupo de planeación y estrategias
- Grupo de normatividad y políticas
- Grupo de capacitación y enlace
- Grupo de suministros para los servicios archivísticos
- Grupo de trabajo de Valoración Documental
15.- Implementar mecanismos de seguridad y acciones para la integración, manejo, tutela y tratamiento adecuado de los datos asociados a la información de acceso restringido y, en su caso, la apertura en versión pública de los documentos o expedientes, de conformidad con lo previsto por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal y la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal.
16.- Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.
Artículo 7.- El COTECIAD-SEDEMA funcionará ajustándose a los principios de simplificación, agilidad, economía, información, precisión, legalidad, transparencia e imparcialidad a que se refiere la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal.
Artículo 8.- Corresponde a la Presidencia:
1.- Presidir las sesiones del Comité.
2.- Autorizar el Orden del Día de las sesiones ordinarias y extraordinarias.
3.- Coordinar y dirigir las sesiones del Comité.
4.- Ejercer el voto de calidad, en caso de empate en la votación de resoluciones.
5.- Presentar a la consideración y resolución del Comité, los casos y asuntos a tratar.
6.- Dar a conocer los acuerdos y acciones del Comité y procurar su cabal y estricto cumplimiento.
7.- Asegurar que las resoluciones y acciones del Comité, sean para el mejoramiento de la normatividad y organización de los archivos.
8.- Promover las medidas para dar operatividad a los acuerdos que adopte el COTECIAD-SEDEMA.
9.- Instrumentar las acciones necesarias para la integración y operación de los grupos de apoyo.
10.- Promover los medios, recursos necesarios y suficientes, para mantener en operación regular, constante y permanente al Comité.
11.- Las demás necesarias para el cumplimiento de los objetivos del Comité.
Artículo 8.- Corresponde al Secretario Ejecutivo:
1.- Suplir al Presidente.
2.- Convocar a las sesiones ordinarias y cuando sea necesario, a sesiones extraordinarias.
3.- Evaluar que las acciones del Comité, sean con apego a la normatividad y para el mejoramiento y organización de los archivos.
4.- Vigilar la correcta expedición del Orden del Día y de los listados de los asuntos a tratar, incluyendo los documentos de apoyo necesarios.
5.- Levantar el acta de cada sesión celebrada.
6.- Registrar los acuerdos del Comité y verificar e informar de su cumplimiento.
7.- Realizar y registrar el conteo de la votación de los proyectos de acuerdo.
8.- Realizar acciones necesarias para que el archivo de documentos del Comité esté completo y se mantenga actualizado, cuidando su conservación por el tiempo mínimo establecido por las disposiciones de la materia.
9.- Efectuar las funciones que le correspondan, de acuerdo con la normatividad aplicable y aquellas que le encomiende el Presidente o el Comité en pleno.
10.- Presentar al Presidente el Orden del Día que contiene los asuntos que se someterán al pleno.
11.- Asesorar a los grupos de apoyo en la ejecución de los proyectos que se aprueben.
12.- Las demás necesarias para el cumplimento de los objetivos del Comité.
Artículo 9.- Corresponde al Secretario Técnico:
1.- Suplir al Secretario Ejecutivo.
2.- Integrar los asuntos que serán abordados en cada una de las sesiones.
3.- Remitir a los integrantes del Comité, la Convocatoria, Orden del Día y la Carpeta conteniendo los asuntos de la reunión.
4.- Recibir y revisar de cada Unidad Administrativa Técnica Operativa las propuestas para, en su caso, proponer su integración al Orden del Día de los asuntos a tratar en cada sesión.
5.- Recabar la firma de los integrantes del Comité.
6.- Programar y proveer la logística de las reuniones del Órgano Colegiado.
7.- Solicitar y registrar la designación de los funcionarios representantes de los titulares.
8.- Auxiliar al Secretario Ejecutivo para el mejor desempeño de sus funciones y responsabilidades.
9.- Informar al Secretario Ejecutivo de los avances en los trabajos de los diversos grupos de apoyo.
10.- Elaborar y presentar al pleno un informe anual respecto de los resultados obtenidos derivados de la actuación del Comité.
11.- Las demás necesarias para el cumplimiento de los objetivos del Comité.
Artículo 10.- Corresponde a los Vocales:
1.- Enviar al Secretario Técnico la propuesta de asuntos, acompañada de la documentación soporte, para incluirlos en el Orden del Día.
2.- Proponer estrategias de trabajo y propuestas para la mejoría en los trabajos archivísticos.
3.- Integrarse a los grupos de apoyo.
4.- Vigilar que se aplique la normatividad archivística en los procesos y actuaciones del Comité.
5.- Designar a un representante o suplente por escrito, quienes deberán ejercer las funciones correspondientes a su cargo, en los casos en donde el titular deba ausentarse.
6.- Las demás necesarias para el cumplimiento de los objetivos del Comité.
Artículo 11.- Corresponde a los Asesores:
1.- Brindar asesoría al Comité y a los grupos de apoyo en el ámbito de su competencia, respecto de los asuntos que se traten en las sesiones.
2.- Coordinar los trabajos de los grupos de apoyo.
Artículo 12.- Corresponde a los Invitados:
1.- Exponer comentarios y experiencias respecto a los puntos del Orden del Día.
Capítulo II
Políticas de Operación
Artículo 13.- Las Sesiones celebradas en el COTECIAD-SEDEMA deberán contemplar los siguientes lineamientos:
I. De las Sesiones.
a) En la primera sesión deberá instalarse el Órgano Colegiado (COTECIAD-SEDEMA) y aprobarse el Reglamento de Operación, así como el Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos.
b) En la primera sesión del ejercicio correspondiente, se presentará el Calendario de Sesiones Ordinarias, por lo menos cuatro veces al año.
c) Se podrán realizar sesiones extraordinarias cuando el Presidente, el Secretario Ejecutivo o algún miembro Vocal lo soliciten.
d) El Orden del Día y la documentación soporte de cada sesión, se entregarán a los integrantes del Comité, cuando menos con tres días hábiles de anticipación para reuniones ordinarias y de un día hábil para las extraordinarias, de preferencia, a través de los medios magnéticos o Intranet, de conformidad a los “Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Órganos Políticos Administrativos y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo”, publicados en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 29 de agosto de 2002.
e) El envío de las propuestas de inclusión de puntos al Orden del Día por parte de los miembros se hará con 10 días hábiles previos a la celebración de las reuniones, acompañadas de la documentación soporte que lo justifique.
f) Las sesiones se llevarán a cabo cuando asistan como mínimo 50% de los miembros con derecho a voto. Las decisiones se tomarán por mayoría. En caso de empate, el Presidente tendrá voto de calidad.
g) Las sesiones ordinarias serán aquellas que se realicen de conformidad con el PIDA. El PIDA deberá ser aprobado en la última sesión ordinaria de cada ejercicio, indicando las Sesiones Ordinarias programadas y las fechas de celebración del ejercicio siguiente. Las sesiones ordinarias podrán ser canceladas cuando no existan asuntos a tratar, notificando a los miembros titulares con tres días hábiles antes de la fecha programada.
h) Las sesiones extraordinarios serán todas aquellas que se realicen fuera de las fechas programadas en el PIDA, convocadas por el Presidente a través del Secretario Técnico, cuando lo estime necesario o a solicitud por escrito de alguno de los integrantes con voz y voto, para tratar asuntos que por su urgencia deban ser desahogados a la brevedad o circunstancias no previstas.
i) Se levantará un acta de cada sesión, la cual será firmada por los asistentes.
j) El Secretario Técnico elaborará un informe anual respecto de los resultados obtenidos derivados de la actuación del Comité y lo presentará al pleno en la primera sesión ordinaria del ejercicio siguiente, debiendo remitir copia a la DGRMSG.
II. De la calidad de los miembros.
a) Los miembros del Comité en su calidad de titulares (Presidente, Secretario Ejecutivo, Secretario Técnico y Vocales) tendrán derecho a voz y voto.
b) Los asesores, así como los invitados que asistan, tendrán derecho a voz pero no a voto.
III. De los mecanismos de suplencia.
a) En ausencia del Presidente, el Secretario Ejecutivo tendrá la facultad para presidir las sesiones. En el caso de ausencia de ambos, del Presidente y del Secretario Ejecutivo, se tendrá por cancelada la sesión.
b) Los miembros titulares o vocales del Comité podrán nombrar a sus representantes o suplentes. Pudiendo designar al servidor público jerárquicamente inmediato inferior o al servidor público titular de la unidad de apoyo técnico operativo a la que está adscrito, en términos de la estructura dictaminada.
c) En ausencia de los miembros titulares o vocales del Comité, los representantes o suplentes asumirán las facultades, funciones y responsabilidades que a los primeros correspondan, exceptuando al Secretario Ejecutivo y Secretario Técnico. Los representantes o suplentes serán copartícipes y corresponsables en las decisiones y acciones tomadas por el Comité.
d) Cuando asista el representante y se incorpore también el titular, el suplente podrá seguir participando en la sesión en la calidad que le corresponda, pero sólo con derecho a voz.
ARTÍCULOS TRANSITORIOS
PRIMERO: El presente Reglamento entrará en vigor a partir de su aprobación por el Pleno del COTECIAD-SEDEMA.
SEGUNDO: Las funciones de los miembros del COTECIAD-SEDEMA, así como las políticas de operación se regirán conforme al Manual Específico de Operación del COTECIAD-SEDEMA vigente.
VALIDACIÓN DEL REGLAMENTO DE OPERACIÓN
C.P. MARTHA LETICIA CORTÉS GENESTADirectora Ejecutiva de Administración
Presidenta
FIRMA
ÁNDRES ISRAEL RODRÍGUEZ RAMÍREZ
Responsable de la Oficina de
Información Pública
Secretario Ejecutivo
FIRMA / RAÚL GARCÍA REYNA
Director de Recursos Materiales
Y Servicios Generales
Secretario Técnico
FIRMA
ING. ROSA MÁRIA GÓMEZ SOSA
Directora General de Bosques Urbanos y Educación Ambiental
Vocal
FIRMA / M.V.Z., M. en C. JUAN ARTURO RIVERA REBOLLEDO
Director General de Zoológicos
y Vida Silvestre
Vocal
FIRMA
M.V.Z. JUAN GONZÁLEZ ROMERO
Director General de la Comisión de
Recursos Naturales
Vocal
FIRMA / ING. CÉSAR RAFAEL OCAÑA ROMO
Director General de Planeación y
Coordinación de Políticas
Vocal
FIRMA
BIOL. FRANCISCO JAVIER GARCÍA RAMÍREZ
Director Ejecutivo de Vigilancia
Ambiental
Vocal
FIRMA
ING. RUBÉN LAZOS VALENCIA
Director General De Regulación Ambiental
Vocal
FIRMA / DR. ANTONIO MEDIAVILLA SAHAGÚN
Director General de Gestión de la
Calidad del Aire
Vocal
FIRMA
LIC. ROBERTO SANCIPRIAN PLATA
Director Ejecutivo Jurídico
Vocal y Asesor Jurídico
FIRMA
LIC. GERMÁN CABRERA ANGULO
Líder Coordinador de Proyectos, Responsable de Almacenes e Inventarios
Vocal y Coordinador Responsable
del Archivo de Concentración
FIRMA / C.P. ALEIDA VILLATORO GÓMEZ
J.U.D. de Informática en la SEDEMA
Asesor en Informática en la Secretaría
del Medio Ambiente
FIRMA
LIC. ADRIANA RAMOS RAMOS
Contralora Interna en la Secretaría
del Medio Ambiente
Asesora del Órgano de Control Interno
FIRMA
1 de 15