A. SOCIAL RESPONSIBILITY
Goods and services provided to the County Council should be produced under sustainable and responsible conditions. We expect our suppliers to respect the County Council’s Code of conduct for suppliers, appendix X, and to do their utmost to comply with the requirements as specified in the Social and Ethical contract clauses (see below in swedish)
The County Council is aware of violations of human rights, Convention on the Rights of the Child, and labor rights in the production of computers. It is therefore important that you as a supplier can show that there is a transparent and systematic approach to these issues in the supply chain for the products offered and that problems including conflict minerals are addressed.
The County Council believes that brand owners and their suppliers need to work more on strengthening workers' opportunities to influence and thereby improve the working conditions in the production. It is therefore an area that will be given priority during the follow-up phase of the agreement and in dialogue with the supplier.
A.1. Criteria Systematic approach
1. The bidder should describe the supply chain for offerred type configurations in this procurment and list the supplier that contributes to the production of the offered goods.
The criteria is substantiated by a completed supplier list of names and country of manufacturing, see appendix Y.
Evalutation model:
1 point = X SEK price premium / price reduction
Bidders have listed the final assembly manufacturers in the supply chain for each type configuration.
2 points = X SEK price premium / price reduction
Bidders have listed the final assembly manufacturers in the supply chain, as well as manufacturers of the main components (at least one supplier of batteries, displays / screens, ICs and PCBs) for each type configuration.
2. The bidder should demonstrate that each of the suppliers listed in Annex Y has committed to respect the Fundamental Terms, i.e.:
· The UN Universal Declaration of Human Rights (1948)
· The eight ILO core conventions no. 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 and 182
· Article 32 of the UN Convention on the Rights of the Child
· The occupational safety standards and the work environment legislation applicable in the country of production
· The labor law, including minimum wage legislation, and the social security legislation applicable in the country of production
· The environmental protection legislation applicable in the country of production
· The UN convention on anti-corruption
The criteria is substantiated by documentation, such as proof of membership in the EICC, copies of codes of conduct or other written documentation which shows that the operator has undertaken to respect the Fundamental Terms.
Evalutation model:
1 point = X SEK price premium / price reduction
The bidder has substantiated the criteria for the final assembly manufacturers in the supply chain for each type configuration.
2 points = X SEK price premium / price reduction
The bidder has substantiated the criteria for the final assembly manufacturers as well as manufacturers of main components (at least one supplier of batteries, displays/screens, ICs and PCBs) in the supply chain for each type configuration.
3. The bidder should demonstrate that the brand manufacturers of offered type configurations regularly follows up and monitors compliance of the Fundamental Terms in the supply chain.
The criteria is substantiated by a written summary that describes how often follow-up is carried out, the way in which monitoring is carried out, which suppliers / subcontractors are covered and how deviations are managed. (Maximum 3 pages)
Evalutation model:
1 point = X SEK price premium / price reduction
The bidder has submitted adequate documentation that supports the criteria.
A.2. Criteria Conflict minerals
1. Offered type configurations should be produced by a brand owner that have a public conflict minerals policy.
The criteria is substantiated by submitting the policy and a reference of where the policy is made public.
Evalutation model:
1 point = X SEK price premium / price reduction
The bidder has submitted adequate documentation that supports the criteria.
2. Offered type configurations should be produced by a brand owner that have a Due Diligence process covering conflict minerals in its supply chain based on the OECDs Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas.
The criteria is substantiated by submitted proof documentation, such Due Diligence Roadmap, Sustainability report or Conflict Mineral Report or similar asserting the OECD five step framework.
Evalutation model:
1 point = X SEK price premium / price reduction
The bidder has submitted adequate documentation that supports the criteria.
3. Offered type configurations should be produced by a brand owner that participates in in-region responsible sourcing programs/initiatives for Tantalum, Tin, Tungsten and Gold (3T+G).
The criteria is substantiated by written documentation that provides proof of participation, such as the list of members to the initiative/program.
Evalutation model:
1 point = X SEK price premium / price reduction
The bidder has submitted adequate documentation that supports the criteria.
B. särskilda kontraktsvillkor
B.1. sociala och etiska kontraktsvillkor
1§ I enlighet med beställarens Uppförandekod för leverantörer ska leverantören Aktivt Verka för att varor och/eller tjänster som levereras enligt detta [ramavtal/kontrakt] ska vara framställda under förhållanden som är förenliga med följande grundläggande villkor (”de Grundläggande Villkoren”):
- FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948)
- ILO:s åtta kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182),
- FN:s barnkonvention, artikel 32,
- det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i landet där hela eller delar av varan eller tjänsten framställs, och
- den arbetsrätt, inklusive regler om lönevillkor, och det socialförsäkringsskydd som gäller i landet där hela eller delar av varan eller tjänsten framställs
- den miljöskyddslagstiftning som gäller i landet där hela eller delar av varan eller tjänsten framställs, och
- FN:s deklaration mot korruption.
I de fall där det är skillnad mellan nationella och internationella bestämmelser ovan, är det högsta nivå som gäller.
Leverantören är under hela avtalstiden skyldig att Aktivt Verka för att de Grundläggande Villkoren uppfylls i Leveranskedjan och att åtgärder vidtas för att hantera eventuella brister, oavsett var i Leveranskedjan dessa uppstår. Med Leveranskedjan avses den egna verksamheten och de underleverantörer som direkt medverkar till fullgörande av [ramavtalet/kontraktet], oavsett antalet mellanled.
2 § Med ”Aktivt Verka” enligt 1 § menas att:
Leverantören ska ha styrande dokument, innefattande rutiner, som syftar till att uppfylla skyldigheterna i de Grundläggande Villkoren. Leverantören ska löpande implementera och tillämpa dessa rutiner. De styrande dokumenten och rutinerna ska vara proportionerliga i förhållande till leverantörens storlek och åtagande enligt [ramavtalet/kontraktet]. Leverantören ska:
1. Ha en allmänt tillgänglig policy, beslutad av högsta ledningen, om att respektera de Grundläggande Villkoren i Leveranskedjan.
2. Ha en intern ansvarsfördelning med fastställda beslutsvägar för att tillse att de Grundläggande Villkoren efterlevs i Leveranskedjan.
3. Ha en rutin för att regelbundet analysera och dokumentera aktuella och potentiella risker för avvikelser från de Grundläggande Villkoren i Leveranskedjan.
4. Ha en rutin för att vidareförmedla de Grundläggande villkoren i Leveranskedjan
5. Ha en rutin för att följa upp hur de Grundläggande Villkoren efterlevs i Leveranskedjan.
6. Ha en rutin som ser till att lämpliga åtgärder vidtas för att förhindra, begränsa och gottgöra avvikelser från de Grundläggande Villkoren i Leveranskedjan.
3 § Leverantören ska skriftligen rapportera hur kraven i 1-2 §§ uppfylls.
Rapporten ska innefatta:
1. En beskrivning av leverantörens styrande dokument och rutiner i enlighet med punkterna 1-6 ovan, samt hur dessa tillämpats för det aktuella avtalet.
2. En beskrivning av Leveranskedjan och en bedömning av riskerna för avvikelser från de Grundläggande Villkoren i Leveranskedjan avseende de produkter som levereras under detta avtal.
3. En beskrivning av (i) varumärkesägarens systematiska arbete med risker i Leveranskedjan, och (ii) varumärkesägarens arbete med konfliktmineraler i Leveranskedjan.
4. Information om pågående revisionsprogram i Leveranskedjan.
5. En sammanfattning av de senaste revisionsresultaten, eller motsvarande bedömning, avseende de fabriker där varor under detta avtal slutmonteras.
6. Information om förekomst och åtgärder för att hantera särskilt allvarliga avvikelser, inklusive men ej begränsat till, tvångsarbete, barnarbete och korruption, i Leveranskedjan.
7. Information om pågående kapacitetsutvecklingsprogram i Leveranskedjan kopplat till detta avtal.
Rapporten ska levereras till Beställaren årligen med start senast 6 månader efter att avtalet trätt ikraft.
4 § Om Leverantören någon gång under avtalstiden får kännedom om väsentliga avvikelser från de Grundläggande Villkoren förekommer i Leveranskedjan ska Leverantören meddela Beställaren detta inom en vecka efter det att den Leverantören har, eller måste anses ha, fått kännedom därom. Leverantören är därefter skyldig att inom [sex (6) veckor] presentera en för Beställaren godtagbar åtgärdsplan för att utreda och hantera eventuella brister i Leveranskedjan.
5 § Leverantören är vidare skyldig att möjliggöra för Beställaren att själv eller genom ombud utföra inspektioner på plats hos Leverantören och/eller hos Leverantörens underleverantörer för att kontrollera att kraven i 1 -2 §§ uppfylls. Leverantören ska medverka till att dessa inspektioner genomförs på ett effektivt och ändamålsenligt sätt.
6 § Bristande uppfyllelse av kraven i 1 – 5 §§ innebär ett avtalsbrott. I händelse av avtalsbrott har Beställaren rätt att (efter eget val) göra gällande en eller flera av följande påföljder mot Leverantören:
(a) Kräva rättelse: Beställarens får genom skriftlig begäran kräva att Leverantören utan dröjsmål vidtar åtgärder för att avhjälpa ett brott mot kraven i 1 – 5 §§ samt kräva att Leverantören redovisar inom [4 veckor] eller annan längre tid som Beställaren medger, hur Leverantören har avhjälpt avtalsbrottet;
(b) Avropsstop: Om Leverantören inte uppfyller kraven enligt 1-2 §§ får Beställaren undanta Leverantören från rätten att ta emot avropsförfrågningar enligt Ramavtalet till dess att Beställaren kunnat bekräfta att Leverantören har infört sådana rutiner;
(c) Vite: Beställaren har rätt att utkräva vite med [fastställt belopp alternativt en % av avrops-/kontraktsvärdet per påbörjad vecka upp till totalt fastställt belopp eller XX % av avrops-/kontraktsvärdet] som avtalsbrottet varar, från den dagen som Beställaren gör gällande att avtalsbrott föreligger till dess att leverantören har avhjälpt avtalsbrottet;
(d) Hävning: Beställaren har rätt att häva [ramavtal/kontrakt] med omedelbar verkan helt eller delvis utan att utge ersättning till Leverantören om inte Leverantören inom [4 veckor] eller annan längre tid som Beställaren medger, efter Beställarens skriftliga begäran om rättelse har avhjälpt avtalsbrottet eller presenterat en för Beställaren godtagbar åtgärdsplan.
7 § Om Beställaren häver [ramavtal/kontrakt] enligt 6 (d) § ska Leverantören utöver eventuellt vite enligt 6 (c) § utge skadestånd till Beställaren för direkta skador. Beställaren förlorar sin rätt till ersättning enligt denna bestämmelse om sådan talan om ersättning inte väcks senast ett (1) år efter det att [ramavtal/kontrakt] har slutat gälla.
C. eventuella KOMMENTARER
Här kan eventuella kommentarer och förklaringar till svaren tas upp.