A. Integration with Other Systems 5

Business Process Workshop

Inventory Management System

Objective:

เอกสารฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อรวบรวมข้อมูลเบื้องต้นของระบบสินค้าคงคลัง โดยรวบรวมจากการสำรวจขั้นตอนการปฏิบัติงานปัจจุบัน และความต้องการใหม่ของลูกค้า แล้วนำมาวิเคราะห์และประยุกต์การทำงานของ JDE Software ให้สามารถนำมาปฏิบัติงานในองค์กรของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Attendees:

บริษัท น้ำตาลครบุรี จำกัด

บริษัท ดาต้าโปร คอมพิวเตอร์ ซิสเต็มส์ จำกัด

Content

A. INTEGRATION WITH OTHER SYSTEMS 5

B. BRANCH/PLANT AND LOCATION 6

1. คลังสินค้า (Branch/Plant) 6

2. การกำหนด Location 9

C. ITEM MASTER 10

1. การกำหนดรหัสสินค้า 10

2. การกำหนดรายละเอียดสินค้า 16

3. การจัดกลุ่มสินค้า 20

4. หน่วยนับของสินค้า (Unit of Measure) 23

5. จำนวนทศนิยม (Decimal) 24

6. การกำหนดต้นทุนและราคาของสินค้า 24

7. กรณีอื่นๆ 25

D. INVENTORY TRANSACTION 26

1. การคืนสินค้าจากการสั่งซื้อ 26

2. Work Order for Issue Stock 26

3. งาน Project 27

4. Maintenance Work Order 29

5. Manufacturing Work Order 30

6. Repack 31

7. Quality Assurance 31

8. สรุป Inventory Transaction 33

E. PERIODIC PROCESSING 35

1. การเปลี่ยนต้นทุนสินค้า 35

2. As of processing 35

3. การตรวจนับสินค้า (Count Inventory) 35

F. INVENTORY INQUIRIES AND REPORTS 37

1. Inventory Inquiry 37

2. Inventory Reports 37

3. Add–On Report 38

G. INVENTORY CONFIGURATION 39

1. Next Number 39

2. Define Order Type 39

3. การกำหนดที่เกี่ยวข้องกับการโอนสินค้าระหว่างคลัง (Sale Transfer) 40

4. การกำหนดที่เกี่ยวข้องกับการเบิกสินค้า (Work Order Issue) 41

5. Automatic Accounting Instructions (AAI) 42

A.  INTEGRATION WITH OTHER SYSTEMS

จากการสำรวจข้อมูล พบว่าจะมีการนำระบบสินค้าคงคลังของ JDE มาใช้ และให้มีการรับ – ส่งข้อมูลไปยังระบบใบสั่งงาน ระบบสั่งซื้อ ระบบขาย และระบบบัญชีทั่วไป ให้โดยอัตโนมัติ ดังภาพ

B.  BRANCH/PLANT AND LOCATION

1.  คลังสินค้า (Branch/Plant)

Branch/Plant, Business Unit และ Warehouse มีความหมายเดียวกันในระบบสินค้าคงคลังของ JDE เป็นสถานที่สำหรับจัดเก็บสินค้าและดูการเคลื่อนไหวของสินค้า การกำหนดค่า Branch/Plant มีขั้นตอนดังนี้

1. จะต้องมีการบันทึกข้อมูล Branch/Plant Address Number เพื่อเก็บรายละเอียดสถานที่ส่งสินค้า (ซึ่งจะเป็นค่า Default ของ Ship to Address ด้วย) Search Type W (Warehouse)

2.  ในระบบปัจจุบัน มี Warehouse สำหรับเก็บสินค้าต่าง ๆ โดยมี 3 กลุ่มดังนี้

-  คลังเก็บวัตถุดิบ พัสดุ อะไหล่ ทรัพย์สิน

-  คลังสินค้าสำเร็จรูป

-  คลังสินค้าเขตส่งเสริม

สำหรับคลังสินค้าเขตส่งเสริม จะมี Format ดังนี้

W D E SS

2 digits Section Number

1 digit Department Number

1 digit Division Number

Constant “W”

3.  การบันทึกบัญชี Inventory จะเป็นแบบ Perpetual จึงต้องกำหนดให้มีการส่งข้อมูลจากระบบสินค้าคงคลัง (I/M) ไปยังระบบบัญชีแยกประเภท (G/L) โดยกำหนดที่ Branch/Plant Constants ดังนี้

-  Interface G/L (Y/N) ……… Y

4.  การนำสินค้าออกจาก Warehouse เป็นดังนี้

-  สำหรับคลังสินค้าสำเร็จรูปเพื่อทำการขาย จะนำสินค้าออกตาม Lot number โดยผู้ใช้จะเลือกเองขณะทำ Confirm Shipment

-  สำหรับคลังสินค้าวัตถุดิบ จะนำสินค้าออกตาม Location

-  สำหรับคลังพัสดุ อะไหล่เพื่อใช้ภายใน ต้องการให้ระบบแนะนำ Lot ตาม Lot Number ที่จะทำการเบิกโดยใช้หลักการ FIFO Cost

5.  การกำหนด Cost ของสินค้า (เป็นค่า Default สำหรับสินค้าที่อยู่ใน warehouse)

-  Sale/Inventory Costing Method สำหรับคลังสินค้าสำเร็จรูปและคลังวัตถุดิบทั้งหมดจะใช้ Standard Cost (07)

-  Sale/Inventory Costing Method สำหรับประเภทพัสดุ อะไหล่จะใช้ Average Cost (02)

-  Purchase Costing Method สำหรับทุกคลังจะใช้ Purchase Cost (08)

1. การกำหนดจำนวนสินค้าคงเหลือ (Item Availability)

Item Availability = Quantity on Hand – Quantity Soft Commit - Quantity on Hold – Quantity Hard Committed

1. ข้อมูลระบบบัญชีทั่วไปที่โปรแกรมสร้างให้อัตโนมัติ จะมีการใช้ Batch Approval และ Batch Control และไม่มีการใช้ Batch Security หน่วยงานบัญชีจะเป็นผู้ Approve Batch เอง

2.  การกำหนด Location

Location เป็นการแบ่งย่อยสถานที่จัดเก็บสินค้าภายในคลังสินค้า มีการกำหนดรูปแบบและความหมายของรหัส location แตกต่างกันตามคลังสินค้าดังนี้

1. คลังพัสดุ (WRK01) คลังอะไหล่ KBS (WSK01) คลังอะไหล่ AMAS (WSA01) คลังอะไหล่ KPP (WSP01)

กำหนดรหัส Location A.01

T NN

2 digits Running

1 digit for Type

2.  คลังพัสดุเครื่องใช้สำนักงาน (ธุรการ BKK) (WRK01) ไม่ต้องมี Location เพราะสินค้าไม่มาก

1. …

C.  ITEM MASTER

1.  การกำหนดรหัสสินค้า

รหัสสินค้า (Item Number) ในระบบสินค้าคงคลังมี 3 รหัส แต่ละรหัสเป็น Unique Key ดังนี้

·  Short Item Number มีความยาว 8 ตัวอักษร (Numeric) จะให้ระบบอัตโนมัติสร้างให้จาก Next Number

·  2nd Item Number มีความยาว 25 ตัวอักษร (Alphanumeric) จะใช้อ้างอิงเป็นรหัสสินค้าในทุกระบบ

·  3rd Item Number หรือ Catalog Number มีความยาว 25 ตัวอักษร (Alphanumeric) จะใช้เก็บรหัสสินค้าในระบบเก่า ถ้าไม่กำหนดจะ default เป็นค่าเดียวกับ 2nd Item Number

สินค้าในระบบแบ่งออกเป็น 4 กลุ่ม คือ

1. สินค้าที่ซื้อมาเพื่อผลิต

1.1  Raw Materials หมายถึง วัตถุดิบในการผลิต และบรรจุหีบห่อ เช่น ปูนขาว, สารเคมี, กระสอบ, ถุง, น้ำเกลือ, แกลบ, ไม้ฟืน เป็นต้น และ Kit ของกระสอบตามรายละเอียดในหัวข้อกรณีต่างๆ

1.2  Spare Parts หมายถึง วัสดุที่ใช้ในการซ่อมบำรุง

1.3  Office Supplies หมายถึง อุปกรณ์สำนักงาน เช่น กระดาษ A4, ปากกา, คลิปหนีบกระดาษ เป็นต้น

2.  สินค้าที่ซื้อมาเพื่อขาย

2.1  ปุ๋ย

2.2  ยา

2.3  พันธุ์อ้อย

2.4  น้ำมัน

2.5  เครื่องมือการเกษตร

3.  Non-Stock

3.1  Fixed Asset

สำหรับ Fixed Asset ในหมวด ดังนี้

1. เครื่องมือ (Tools)
2. เครื่องใช้สำนักงาน (Office Equipments) เช่น โต๊ะ, เก้าอี้, เครื่องคิดเลข, โทรศัพท์ เป็นต้น
3. คอมพิวเตอร์ (เป็นชุด) (Computers Set)
4. เครื่องจักร (Machines)
5. ยานพาหนะหนัก (Heavy Vehicle)
6. ยานพาหนะบริการ - ตามสัญญาเช่าทางการเงิน (Service Vehicle)
7. สินทรัพย์ไม่มีตัวตน (Intangible Asset)

แต่เดิมเป็น Stock Item เพราะในการซื้อไม่ทราบว่าจะลงเป็นทรัพย์สินหรือ ค่าใช้จ่ายเนื่องจากมีการใช้เกณฑ์ราคา หากราคาน้อยกว่า 500 บาทจะลงเป็นค่าใช้จ่ายไม่เป็นทรัพย์สิน และหากเป็น Asset ก็จะเริ่มคิดค่าเสื่อมเมื่อมีการ Issue

การใช้งานในระบบ JDE จะกำหดนทรัพย์สินเหล่านี้เป็น Non Stock Item โดยให้พิจารณาตั้งแต่ตอนสั่งซื้อว่าจะเป็นทรัพย์สินหรือเป็นค่าใช้จ่าย และในระบบทรัพย์สินของ JDE สามารถกำหนด Depreciation Start Date ได้

3.2  ค่าบริการ/ค่าซ่อม

3.3  Expense

4.  สินค้าสำเร็จรูป

จาก Production Process Flow จะมีการเก็บบันทึกสินค้าสำเร็จรูป และสินค้ากึ่งสำเร็จรูปเพื่อรับรู้จำนวนสินค้าคงคลังและต้นทุนของสินค้า และเนื่องจากมีการกำหนดใช้ต้นทุนมาตรฐานจึงต้องมีการกำหนดต้นทุนก่อนที่จะมีการบันทึกรายการดังนี้

สินค้าสำเร็จรูปมีดังนี้

โดยBOM ของสินค้าสำเร็จรูปมีดังนี้

ส่วนสินค้าที่เป็น Non Stock เช่น ไฟฟ้า ไอน้ำ และอื่นๆที่มีการขาย จะทำการตั้งหนี้ผ่านทางระบบ Accounts Receivable ไม่ได้กำหนดรหัสสินค้าในระบบ Inventory Management และไม่ได้ทำการขายผ่านระบบ Sales Order Management

ค่าใช้จ่ายบางค่า เช่น ค่าขนส่ง ที่จะต้องทำการจ่ายเงินให้ Vendor โดยไม่ต้องเช็คงบประมาณ จะทำการตั้งหนี้ผ่านทางระบบ Accounts Payable ไม่ได้กำหนดรหัสสินค้าในระบบ Inventory Management และไม่ได้ทำการเปิดใบสั่งซื้อผ่านระบบ Procurement

เดิมที่สำนักงานกรุงเทพยังไม่มีการกำหนดรหัสสินค้า ส่วนรหัสเดิมที่ใช้ที่โรงงานมีการกำหนดรูปแบบของรหัสสินค้า ดังนี้

X 99 9999

หลักที่ 4-7 เป็น Running Number ภายใต้กลุ่มนั้นๆ

หลักที่ 2-3 เป็นการแบ่งกลุ่มย่อยภายใต้กลุ่มใหญ่

หลักที่ 1 A-Z เป็นตัวจัดกลุ่มสินค้าทั้ง Stock, Non-Stock

รหัสใหม่

Stock Item Code

XX 999 9999

หลักที่ 6-9 เป็น Running Number ภายใต้กลุ่มนั้นๆ

หลักที่ 3-5 เป็นการแบ่งกลุ่มย่อยภายใต้กลุ่มใหญ่เช่น 001=Bearing , 101=ถุงกระสอบ

หลักที่ 1-2 Item Group เช่น เครื่องกล ไฟฟ้า Packing

Expense Non Stock Item Code

NS 999 9999

หลักที่ 6-9 เป็น Running Number ภายใต้กลุ่มนั้นๆ

หลักที่ 3-5 เป็นการแบ่งกลุ่มย่อย

หลักที่ 1-2 เป็นค่า NS = Non Stock

Asset Non Stock Item Code

FA 999 9999

หลักที่ 6-9 เป็น Running Number ภายใต้กลุ่มนั้นๆ

หลักที่ 3-5 เป็นการแบ่งกลุ่มย่อย

หลักที่ 1-2 เป็นค่า FA = Fixed Asset

โดยกำหนดรหัสเป็น Segment Item โดยมี Template เป็น 3 กลุ่มโดย Segment ที่ 1 และ 2 กำหนด UDC (User Define Code) ในการตรวจสอบค่าเวลาทำการสร้าง Item

ส่วนสินค้าสำเร็จรูป รหัสเดิมมีการกำหนดรูปแบบดังนี้

9 XXXX XXXX

หลักที่ 6-9 เ ปีพุทธศักราชที่ผลิตน้ำตาล (จะยกเลิกเมื่อใช้ JDE)

หลักที่ 2-5 ขนาดบรรจุ

หลักที่ 1 ประเภทน้ำตาล

ประเภทของน้ำตาล (หลักที่ 1)

ขนาดบรรจุ (หลักที่ 2-5)

รหัสที่จะกำหนดใน JDE ทางผู้ดูแลจะทำการกำหนดขึ้นมาใหม่ โดยทำการแยกเป็นกลุ่มสินค้าใหญ่ๆ แล้วจึงกำหนดเป็นกลุ่มย่อยๆภายใต้กลุ่มใหญ่นั้น หลังจากนั้นจึงพิจารณาว่าจะมีจำนวนสินค้าเท่าไรในกลุ่มนั้นๆ เพื่อพิจารณารวมกันทั้งหมดอีกทีว่ารูปแบบรหัสสินค้าควรเป็นอย่างไร

2.  การกำหนดรายละเอียดสินค้า

1.  Item Search Text ใช้สำหรับค้นหากลุ่มของสินค้า โดยจะกำหนดเป็น ประเภทของสินค้า เช่น กลุ่มน้ำตาลทรายขาวบริสุทธิ์ กลุ่มน้ำตาลทรายขาวธรรมดา ฯลฯ มีความยาวทั้งหมด 30 หลัก

1. Item Description จะใช้เก็บชื่อของสินค้าที่เป็นภาษาอังกฤษ มีความยาวได้ทั้งหมด 60 หลัก (Description 1 ยาว 30 หลักและ Description 2 ยาว 30 หลัก) ถ้าต้องการเก็บชื่อสินค้าที่เป็นภาษาไทยจะใช้ Item Alternate Description โดยจะใส่ Size ของสินค้า ส่วนยี่ห้อต้องพิจารณาว่าเป็นสาระสำคัญของ Item หรือไม่
2. กำหนดรหัสสินค้าของ Supplier ที่ Item Cross Reference (Cross Reference Type = VN)

1. Stocking Type ใช้สำหรับกำหนดลักษณะการจัดกลุ่มสินค้า มีดังนี้

1. GL Class เป็นการจัดกลุ่มของ Item เพื่อวัตถุประสงค์ในการลงบันทึกบัญชี จะกำหนด G/L Class โดยรวบรวมกลุ่มของ Item ที่มีการบันทึกบัญชีเดียวกัน จะให้มี G/L Class เดียวกัน G/L Class ของสินค้าสำเร็จรูปแบ่งตามประเภทของสินค้า ดังนี้

5.1  สินค้าที่ซื้อมาเพื่อผลิต

5.2  สินค้าที่ซื้อมาเพื่อขาย

5.3  Non-Stock

5.4  Finished Goods

1. Line Type ใช้สำหรับกำหนดการเชื่อมโยงของข้อมูลกับระบบที่เกี่ยวข้อง เช่น ระบบบัญชีทั่วไป ระบบของสินค้าคงคลัง ระบบลูกหนี้การค้า ระบบเจ้าหนี้การค้า ระบบซื้อสินค้า ฯลฯ

7.  สำหรับ Finished Goods และ Material เก็บต้นทุนเป็น Standard Cost จึงกำหนดให้เป็น Standard ที่ระดับ Item/Branch (Cost Method = “07” และ Inventory Cost Level = “2”)

8.  สำหรับสินค้าอื่นๆ เช่น Spare Part, Office Supply, Asset ต้องการใช้ FIFO Cost จึงต้องมีการจัดเก็บสินค้าเป็น Lot และเก็บต้นทุนของสินค้าเป็น Average Cost ที่ระดับ Item/Branch/Location Lot (Cost Method = “02” และ Inventory Cost Level = “3”)

9.  เมื่อเปิดใบสั่งซื้อจะใช้ราคาตามที่สั่งซื้อครั้งล่าสุดมาแสดงเป็นค่า default (Purchase Price Level =”3” และ Purchase Cost Method =’08’)

1. กลุ่มสินค้าต่างๆ ที่จัดเก็บสต็อค มีการเก็บเป็น Lot เพื่อทำการตัดสต็อคแบบ FIFO Cost หรือสินค้าสำเร็จรูปที่เก็บสต็อคเป็น Lot โดยหากสินค้าใดไม่มีการดูเรื่อง Expire date สามารถกำหนด Shelf Life Day เป็น 999 วันมีการระบุเรื่อง Lot Processing ดังนี้

Lot Process Type หมายถึง การกำหนดเลขที่ Lot Number ของ Item

Commitment Method หมายถึงวิธีการจอง Lot ของสินค้า

Shelf Life Day หมายถึง กำหนดจำนวนวันที่จะหมดอายุของ Item ซึ่งระบบจะนำไปคำนวณ Lot Expiration date ให้โดยอัตโนมัติ

11.  Print Message จะใช้ตามที่ JDE มีมาให้ ถ้าต้องการใช้ Message ที่แตกต่างออกไปในอนาคต ก็จะทำการเพิ่มเข้าไปในระบบภายหลัง

12.  Item Note จะเก็บทั้งที่เป็น Text, Picture และ Free Format

13.  สำหรับสินค้าของ Store จะกำหนด reorder point (ROP), Reorder Quantity, Safety Stock เพื่อให้ระบบแนะนำจำนวนที่ควรสั่งซื้อสินค้าได้

1. รายงานสำรองค่าเสื่อมสภาพ โดยดูจาก Lot Expired Date

15.  รายงานสินค้าที่ไม่เคลื่อนไหว โดยในระบบเดิมเก็บใน Warehouse WH2 เก็บสินค้าไม่เคลื่อนไหว

3.  การจัดกลุ่มสินค้า

การกำหนด Category Code ใช้สำหรับจัดกลุ่มสินค้า เพื่อประโยชน์ในการออกรายงานหรือการเรียกดูข้อมูล ซึ่งสามารถกำหนดรหัสได้เอง (User Defined Codes) แต่ละรหัสสามารถกำหนดได้ยาว 3 หลัก โดยยังไม่ได้มีการกำหนดว่าต้องการแบ่งกลุ่มสินค้าเป็นอย่างไรบ้าง แต่ที่สามารถกำหนดได้ดังนี้

กลุ่มสินค้าสำหรับ Spare Part, Office Supply, Asset

-  Category Code 41/P1 = Item Group

จะต้องกำหนดค่านี้ว่าเป็นสินค้าที่มีหน่วยเป็นน้ำหนักหรือไม่เพื่อให้ ระบบ Procurement ในขั้นตอนของ Receipt by PO เช็ค tolerance ในเงื่อนไขว่าถ้าเป็นสินค้าที่มีหน่วยวัดเป็นน้ำหนักสามารถรับสินค้าเกินจาก Quantity ในใบสั่งซื้อได้ไม่เกิน 10%